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von M.Hoermann

QM:Auftragsbearbeitung: Unterschied zwischen den Versionen

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==Für wen gilt die Anweisung==
==Für wen gilt die Anweisung==
* Abteilung Vertrieb
Abteilung Vertrieb
* Entwicklungsleiter
* Betriebsleiter
* Projektmanager






==Begriffe und Abkürzungen==
==Begriffe und Abkürzungen==
{| border="1"
GF = Geschäftsführung
|-
 
||Abkürzung
BL = Betriebsleitung
||Begriff
 
|-
QMB = QM-Beauftragter
||GF
 
||Geschäftsführung
LVI =Leiter Vertriebsinnendienst
|-
 
||BL
EL = Entwicklungsleiter
||Betriebsleiter
 
|-
PM = Projektmanagement
||QMB
 
||QM-Beauftragter
MA = Mitarbeiter
|-
 
||LVI
K = Kunde
||Leiter Vertriebsinnendienst
 
|-
WWS = Warenwirtschaftssystem
||PM
 
||Projektmanagement
 
|-
 
||VI
||Vertriebsinnendienst
|-
||VA
||Vertriebsaußendienst
|-
||EL
||Entwicklungsleiter
|-
||K
||Kunde
|-
||WWS
||Warenwirtschaftssystem
|}




==Prozess- und Risikoverantwortung==
==Prozess- und Risikoverantwortung==
* Leiter Vertriebsinnendienst
Leiter Vertriebsinnendienst






==Prozesskennzahlen==
==Prozesskennzahlen==
* Dauer Auftragseingang bis Auftagsbestätigung
Dauer Auftragseingang bis Auftagsbestätigung
 
 


==Risiken und Chancen des Prozesses==
==Risiken und Chancen des Prozesses==
{| border="1"
==Risiken==
|-
Unklarheiten führen zu Kundenreklamationen
| style="background-color: red; color: white;"|'''Risiken'''
 
| style="background-color: green; color: white;"|'''Chancen'''
Unklarheiten über Vertragsinhalt
|-
 
| style="background-color: red; color: white;"|Nicht eingehaltener Wunschtermin des Kunden kann zu Auftragsverlust führen
 
| style="background-color: green; color: white;"|Nicht bekannte Kundenanforderungen können zusätzlich verkauft werden
 
|-
==Chancen==
| style="background-color: red; color: white;"|Unvollständige Weitergabe der Informationen/ Kundenanforderungen können zu Fehlentwicklung führen
Eine ansprechende, sachliche und richtige Auftragsbestätigung führt zu Kundenzufriedenheit
| style="background-color: green; color: white;"|C
|-
| style="background-color: red; color: white;"|R
| style="background-color: green; color: white;"|C
|}




==Unterlagen, Programme und Tools==
==Mitgeltende Unterlagen==
===Unterlagen===
[[Unternehmenshandbuch]]
====Vorlagen====
====Prozessbeschreibungen====
* [[Definitionsphase]]


====Arbeitsanweisungen====
====Formulare====
===Programme===
* [[:Kategorie:CS-Auftrag|CS-Auftrag]]


===Tools===
==Ablauf==
==Ablauf==
'''Legende'''
'''Legende'''
Zeile 145: Zeile 116:


||
||
* Anlagenbeschreibung
* Wunschtermin Kunden
* Auftragsnummer
||
||
||
||
Zeile 157: Zeile 124:
|-
|-
||20
||20
||Technische Besprechung
||Bestellung abgleichen und Kapazitätsprüfung durchführen
||
||
In der technischen Besprechung folgt eine Absprache über die benötigte Lieferzeit sowie über die technischen Spezifikationen
In der technischen Besprechung folgt eine Absprache über die benötigte Lieferzeit sowie über die technischen Spezifikationen


Die Teilnahme an dieser Besprechung kann je nach Situation variieren
Bei Neukunden Liquidität prüfen
 
Abstimmung mit Bedarfsplanung um Maschinenauslastung zu überprüfen


||
||
* [[Definitionsphase| näheres zur Tech. Besprechung in Definitionsphase]]
||
||
* Externer Liefertermin
* Interner Liefertermin
||LVI
||LVI
||LVI
||LVI
Zeile 186: Zeile 150:
||30
||30
| style="background-color: yellow;"|
| style="background-color: yellow;"|
Stimmt der Wunschtermin des Kunden mit dem besprochenen Liefertermin überein?
Abweichung?


||
||
Zeile 193: Zeile 157:


||
||
||Protokoll über mögliche Erfüllung von Kundenwünschen
||
||
||
||
||
Zeile 201: Zeile 165:
||40
||40
||
||
Möglichen Liefertermin dem Kunden vorschlagen
Klärung mit Kunden, dann weiter bei Schritt 20


||
||
||
||
* Machbarer Liefertermin
||
||
||LVI
||LVI
Zeile 215: Zeile 177:


PM
PM
||
|-
||50
| style="background-color: yellow;"|
Ist der Kunde mit dem vorgeschlagenen Liefertermin einverstanden?
||
Vorgegebenes Anfrageformular ausfüllen ggf. individuelle Anforderungsliste erstellen
||
||
* Antwort des Kunden
||
K
||
||


||
||
|-
|-
||60
||60
||Interne Diskussion über anderen Liefertermin
||Auftrag anlegen
||
||
Andere Ressourcenverteilung
Andere Ressourcenverteilung
Zeile 258: Zeile 201:


|-
|-
||70
| style="background-color: yellow;"|Anderer Liefertermin möglich?
||
||
* Bei '''Ja weiter bei '''Schritt 50'''
||Auftragsbestätigung erstellen
* Bei '''Nein''' weiter bei '''Schritt 80'''
||
 
||
||
||
||
||
||
||
||
||
||
||
||
|-
||80
| style="background-color: red;"|
Keine Auftragsbestätigung
| style="background-color: red;"|
Dem Kunden kann keine Auftragsbestätigung erteilt werden
| style="background-color: red;"| 
| style="background-color: red;"| 
| style="background-color: red;"|GF
| style="background-color: red;"|GF
| style="background-color: red;"|
LVI
EL
BL
PM
| style="background-color: red;"| 
|-
|-
||90
||90
||
||
Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigung versenden


||
||
Zeile 304: Zeile 221:


||
||
* [[Auftragsbestätigung erstellen]]
* [[Rechnung erstellen]]
||
||
* Versendete Auftragsbestätigung
* Versendete Rechnung
||LVI
||LVI
||LVI
||LVI
Zeile 324: Zeile 235:
||100
||100
||
||
Produktionsliste wird erstellt
Standardmaschine?


||
||
||
||
* [[Produktionsliste erstellen]]
* [[Modellnummer vergeben]]
||
||
* Erstellte Produktionsliste
* Vergebene Modellnummer
||LVI
||LVI
||LVI
||LVI
Zeile 347: Zeile 252:
BL
BL


|-
||
||
Maschine Entwickeln
||
||
||
||
||
||
||
|-
||
||
Maschine produzieren
||
||
||
||
||
||
||
|-
|-
||120
||120
Zeile 353: Zeile 282:
||
||
||
||
* [[Kundenspezifikationen]]
||
||
||
||
Zeile 361: Zeile 288:
|}
|}


==Verbesserungsvorschläge bzgl. des Ablaufes==
 
z.B. Einbauen eines Schritts 11 (Zwischen 10 und 20)
[[Kategorie:Kernprozesse]]
[[Kategorie:Kernprozesse]]
[[Kategorie:Prozessbeschreibungen]]
[[Kategorie:Prozessbeschreibungen]]
[[Kategorie:QM-System]]
[[Kategorie:QM-System]]

Version vom 2. Februar 2017, 12:27 Uhr

Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung

Diese Prozessbeschreibung beschreibt die Abläufe vor endgültiger Auftragsbestätigung. Damit soll die Klarheit über Auftragsinhalt, das Einvernehmen mit dem Kunden, die Grundlage für die Auftragsabwicklung und Klarheit über Vertragsinhalt sichergestellt werden. Außerdem vermeidet eine ansprechende, sachliche und richtige Auftragsbestätigung Kundenreklamationen.


Für wen gilt die Anweisung

Abteilung Vertrieb


Begriffe und Abkürzungen

GF = Geschäftsführung

BL = Betriebsleitung

QMB = QM-Beauftragter

LVI =Leiter Vertriebsinnendienst

EL = Entwicklungsleiter

PM = Projektmanagement

MA = Mitarbeiter

K = Kunde

WWS = Warenwirtschaftssystem



Prozess- und Risikoverantwortung

Leiter Vertriebsinnendienst


Prozesskennzahlen

Dauer Auftragseingang bis Auftagsbestätigung


Risiken und Chancen des Prozesses

Risiken

Unklarheiten führen zu Kundenreklamationen

Unklarheiten über Vertragsinhalt


Chancen

Eine ansprechende, sachliche und richtige Auftragsbestätigung führt zu Kundenzufriedenheit


Mitgeltende Unterlagen

Unternehmenshandbuch


Ablauf

Legende

Abkürzung/Zeichen Bedeutung
  Ist ein Feld blau markiert, handelt es sich um einen Prozessstart oder ein Prozessende
  Ist ein Feld gelb markiert, handelt es sich um eine Entscheidung
Ist ein Feld weiß, handelt es sich um einen Prozessschritt
E Entscheidungsverantwortung
D Durchführungsverantwortung
M Mitarbeit
I Information





Nr. Ablauf Beschreibung Input Output E D M I
10 Start

Dieser Prozess erfolgt nachdem ein Auftrag in Angebotserstellung angelegt wurde

20 Bestellung abgleichen und Kapazitätsprüfung durchführen

In der technischen Besprechung folgt eine Absprache über die benötigte Lieferzeit sowie über die technischen Spezifikationen

Bei Neukunden Liquidität prüfen

Abstimmung mit Bedarfsplanung um Maschinenauslastung zu überprüfen

LVI LVI

EL

LVI

BL

PM

30

Abweichung?

  • Bei Ja weiter bei Schritt 90
  • Bei Nein weiter bei Schritt 40
40

Klärung mit Kunden, dann weiter bei Schritt 20

LVI LVI

EL


PM

60 Auftrag anlegen

Andere Ressourcenverteilung

LVI

LVI

PM

EL

LVI

Auftragsbestätigung erstellen
90

Auftragsbestätigung versenden

Auftragsbestätigung wird an Kunden verschickt

Erste Abschlagszahlung erfolgt

LVI LVI VI

PM

EL

BL

100

Standardmaschine?

LVI LVI VI

PM

EL

GF

BL

Maschine Entwickeln

Maschine produzieren

120 Ende
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