2.4 Besprechungen

Zur Informationsübergabe und Abklärung von Details sind Besprechungen im beruflichen Alltag unverzichtbar. Nur hier bietet sich die Möglichkeit Missverständnisse schnell zu erkennen und zu klären und damit alle Beteiligten auf einen einheitlichen Kenntnisstand zu bringen ohne, daß große Zeitverluste, durch verzögerte Beantwortung von Rückfragen innerhalb eines kleinen Personenkreises, entstehen.

Nachfolgend sollen nochmal die wichtigsten Regeln in Zusammenhang mit Besprechungen aufgezeigt und deren Einhaltung explizit angeordnet werden.

2.4.1 Vorbereitung

• Teilnehmer per Outlook einladen (Kalender der Teilnehmer beachten/ Terminkollissionen vermeiden

• Betreff festlegen
  • Betreff muss aussagefähig sein
  • Zusatzinfo zur Einladung hinzufügen
  • Anhänge zur Einladung hinzufügen

• Besprechungsort festlegen
  • Besprechungsräume (z.B. Südamerika) müssen per Outlook gemietet werden
  • Nachdem ein Besprechungsraum gemietet wurde erhält man eine Bestätigungsmail

• Dauer der Besprechung planen

• Gesprächsinhalte planen

• Eingeladene MA müssen der Besprechung zu- oder absagen
  • Bei einer Absage muss eine Begründung erfolgen und / oder ein Alternativtermin genannt werden

2.4.2 Durchführung

• Pünktichkeit
  • Alle Teilnehmer müssen pünktlich am Besprechungsort erscheinen
  • Sollte kurzfristig etwas dazwischen kommen, müssen die anderen Teilnehmer informiert werden
• Kollisionen bei der Raumbelegung
  • Vorrang hat der, der eine Bestätigungsmail des Raumes erhalten hat
• Zu jeder Besprechung muss ein Besprechungsprotokoll geführt werden
  • Datum der Besprechung
  • Teilnehmende MA
  • Inhalt
• Veranstalter eröffnet die Besprechung
• Besprechung muss pünktlich beendet werden & der Raum für andere Besprechungen freigegeben werden

2.4.3 Nachbereitung

• Erstellung eines Protokolls
• Protokoll an Teilnehmer weiterleiten
• Eingeleitete ToDos werden eigenverantwortlich bearbeitet