2 Verhalten im Unternehmen

Unser Unternehmen ist dynamisch. Trotzdem gibt es einige Regeln, die ein Mindestmaß an Standardisierung und eine hohe Prozessqualität erzeugen sollen. Eine hohe Qualität bei den Regeln kann nur erreicht werden, wenn jeder an den Regeln und Prozessbeschreibungen mitarbeitet. Müller Apparatebau GmbH bietet die Besonderheit, dass es hierfür keine Freigabeverfahren gibt und die Änderungen sofort wirken.

Völlig außerhalb der Anforderung wäre es, anders als in den Regeln und Prozessbeschreibungen vorgesehen zu arbeiten und diese nicht anzupassen.

2.1 Meetiquette

ZurInformationsübergabe und Abklärung von Details sind Besprechungen imberuflichen Alltag unverzichtbar. Nur hier bietet sich die MöglichkeitMissverständnisse schnell zu erkennen und zu klären und damit alle Beteiligtenauf einen einheitlichen Kenntnisstand zu bringen ohne, daß große Zeitverluste,durch verzögerte Beantwortung von Rückfragen innerhalb eines kleinenPersonenkreises, entstehen.

Jedoch besteht auchbei Besprechungen die große Gefahr, daß diese zu zeitraubenden und ineffektivenZeitfressern verkommen wenn für Durchführung, Vor- und Nachbereitung nichteinige Grundregeln beachtet werden. Viele davon werden den meisten bekannt sein,laufen jedoch im alltäglichen Arbeitsalltag leicht aus dem Blickfeld und werdendann doch missachtet.

Nachfolgend sollennochmal die wichtigsten Regeln in Zusammenhang mit Besprechungen aufgezeigt undderen Einhaltung explizit angeordnet werden.

2.1.1 Vorbereitung

• Die Einladung sollte per Outlook erfolgen und alle Teilnehmer die der Veranstalter für erforderlich hält im Adressfeld enthalten. Personen die nur zeitweise oder optional benötigt werden oder nur über die Besprechung informiert werden sollen werden 'CC' eingetragen. Bei letzteren ist es in der Verantwortung des Veranstalters darüber aufzuklären ob und wann sie der Besprechung beiwohnen sollen.

• Die Einladung enthält eine Raumangabe. Am besten durch Auswählen aus den verfügbaren Ressourcen. Wird hier ein Raum ausgewählt erhält man nach Versenden der Einladung eine Bestätigungsmail ob der Raum erfolgreich reserviert wurde oder nicht verfügbar war und man einen anderen wählen muß.
• Der Veranstalter ist dafür verantwortlich die Gesprächsinhalte zu planen, sich über die zu erwartende Diskussionsdauer hinreichend Gedanken zu machen und die Länge der Veranstaltung so zu planen, daß es zu keinem Überziehen kommt um den Teilnehmer die Teilnahme an evtl. Anschlußterminen zu ermöglichen.
• Outlook bietet eine Funktion ("Terminplanungsassistent") mit welcher man bereits beim Anlegen einer Einladung für alle Ressourcen (Mitarbeiter und Räume) prüfen kann ob diese zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar sind oder nicht. Diese Funktion sollte tunlichst verwendet werden um Terminkollissionen und in der Folge mehrmalige Verschiebungen der Besprechung zu verhindern.
• Alle Eingeladenen haben die Einladung zu quittieren. Nur so bekommt der Veranstalter einen Überblick ob alle notwendigen Personen erscheinen und die reibungslose Durchführung zum Erreichen des Besprechungszieles möglich ist oder ob jemand die Einladung evtl. übersehen hat.
  Die Teilnehmer können eine Einladung akzeptieren oder ablehnen. Bei Ablehnung gebietet es sich dies zu begründen bzw. einen Alternativtermin an dem alle Teilnehmer verfügbar sind vorzuschlagen.
• Grundsätzlich sollte jeder Mitarbeiter mit persönlichem Postfach seinen Kalender pflegen. Das heißt eigene Termine, Abwesenheitszeiten und Urlaub eintragen und aktuell halten um die Terminplanung für die Kollegen über den Terminplanungsassistenten zu erleichtern.
• Nur wenn alle Teilnehmer optimal vorbereitet erscheinen kann eine Besprechung effektiv und schnell durchgeführt werden.
  Deshalb sollte jede Einladung einen aussagekräftigen Betreff haben. Die Beschreibung sollte hinreichend aussagekräftig sein, so daß sich alle Teilnehmer auf die Besprechung vorbereiten können. Notwendige Unterlagen sind der Einladung anzuhängen. Wenn jemand außer dem Veranstalter etwas recherchieren, vorbereiten oder zur Besprechung mitbringen soll so ist dies explizit und konkret in der Einladung zu vermerken.

2.1.2 Durchführung

• Zur Besprechung haben sich alle Teilnehmer pünktlich am genannten Veranstaltungsort einzufinden. Wer verhindert ist oder aufgehalten wurde informiert die Besprechungsteilnehmer rechtzeitig. Wenn die Verhinderung erst kurz vorher aufgetreten ist am besten per Telefon um sicherzustellen, daß die Information auch ankommt.

• Sollte es zu Kollisionen bei der Raumbelegung kommen so hat derjenige Vorrang der vom Raum eine positive Bestätigung bei der Reservierung bekommen hat!
• Der Einladende ist dafür verantwortlich einen Protokollführer und einen Moderator zu bestimmen. Sofern dies nicht geschieht übernimmt er diese Funktionen automatisch selbst. Insbesondere bei wesentlichen Eigeninteressen des Veranstalters am Thema bietet sich das hinzuziehen eines Moderators an. Ein Protokoll ist zu jeder Besprechung zu erstellen. Unprotokollierte Besprechungen sind als nicht durchgeführt zu betrachten, da die Vergangenheit eindeutig zeigt, daß sonst die Besprechungsergebnisse unterschiedlich interpretiert oder ganz vergessen werden.
• Im Protokoll sind insbesondere festzuhalten wann die Besprechung stattgefunden hat, wer teilgenommen hat und die wesentlichen Diskussionspunkte inklusive deren Ergebnisse und Beschlüsse.
• Der Veranstalter eröffnet die Besprechung, benennt Protokollführer, führt kurz in's Thema ein und übergibt an den Moderator. Der Moderator ist dafür verantwortlich die Diskussion zu lenken, Abschweifungen vom Besprechungsziel zu verhindern und bei eskalierenden Interessenskonflikten zu vermitteln.
• Der Moderator sorgt dafür, daß die Besprechung pünktlich beendet wird und fasst die Ergebnisse kurz zusammen. Sollte die Zeit nicht ausreichen so ist ein Folgetermin zu bestimmen zu dem die Besprechung fortgeführt wird. Nur in Ausnahmefällen und bei Zustimmung aller Teilnehmer darf die Besprechung verlängert werden um das Ziel unmittelbar zu erreichen. Vorrang haben, aus Rücksicht auf Dritte, immer bereits vereinbarte Folgetermine der Teilnehmer und anschließende Raumreservierungen.

2.1.3 Nachbereitung

• Der Protokollführer erstellt ein Besprechungsprotokoll

• Das Protokoll wird umgehend an alle Besprechungsteilnehmer versendet. Bei externen Teilnehmern und kritischen Informationen erfolgt zunächst noch eine interne Abstimmung ob diese Informationen schriftlich nach außen verteilt werden.
• Die Teilnehmer reviewen das Besprechungsprotokoll und informieren den Protokollführer bei Lücken oder abweichender Auffassung zu den Besprechungsinhalten. Soweit keine Rückmeldung erfolgt gilt der Inhalt des Protokolls als akzeptiert und bindend.
• Die Teilnehmer bearbeiten die im Protokoll festgelegten ToDos eigenverantwortlich, fristgerecht und geben dem Veranstalter unaufgefordert Feedback über deren Status.

2.2 Rauchen

-Um unsere Nichtraucher nicht zu benachteiligen, wird ab sofort vor der Zigarettenpause ausgestempelt und bei Wiederaufnahme der Arbeit wieder eingestempelt.

-Da sich immer mehr Gäste auf unserem Gelände aufhalten und der Bereich "Raucherplatz" mittlerweile als Standard zählt, wurden zwei Plätze definiert. Diese gekennzeichneten Plätze sind bitte ohne Ausnahme einzuhalten.

Die Plätze sind auf dem Plan mit dem Symbol  gekennzeichnet und befinden sich im Bereich der Technikerparkplätze vor Halle C und der Warenannahme. An beiden Bereichen stehen Aschenbecher!

Geländeübersicht mit markierten Raucherplätzen:

2.3 Handy

Wir weisen nochmals daraufhin, dass die Nutzung privater Handys nur noch in den Pausen gestattet ist. Muss ein Mitarbeiter dringend privat erreicht werden, kann er sich über die Zentrale, Tel.: 08166/6700, verbinden lassen.

2.4 Verkehrsregel

Auf dem Werksgelände gilt die StVO sowie eine maximale Höchstgeschwindigkeit von 20km/h.