0260 P Ersatzteile

Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung

Diese Prozessbeschreibung beschreibt die Abläufe im Ersatzteileversand. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die vom Kunden benötigten Ersatzteile möglichst schnell versendet werden können.

Für wen gilt die Anweisung?

Ersatzteile

Begriffe und Abkürzungen

GF = Geschäftsführung

BL = Betriebsleitung

QMB = QM-Beauftragter

ET =Ersatzteile

MA = Mitarbeiter

Prozess- und Risikoverantwortung

Ersatzteile

Prozesskennzahlen

Zeit Auftragseingang zu Auftragsausgang

Chancen und Risiken des Prozesses

Chancen

Verbesserungsmöglichkeiten durch direkten Kundenkontakt erkennen

Risiken

Benötigte Teil ist nicht vorhanden

Mitgeltende Unterlagen

Ablauf

Legende

Abkürzung/Zeichen	Bedeutung
	Ist ein Feld blau markiert, handelt es sich um einen Prozessstart oder ein Prozessende
	Ist ein Feld gelb markiert, handelt es sich um eine Entscheidung
	Ist ein Feld weiß, handelt es sich um einen Prozessschritt
E	Entscheidungsverantwortung
D	Durchführungsverantwortung
M	Mitarbeit
I	Information

Nr.	Ablauf	Beschreibung	Input	Output	E	D	M	I
10	Start
20	Anfrage / Bestellung überprüfen	Die Angaben des Kunden werden auf Vollständigkeit hin überprüft. Bei fehlenden Angaben den Kunden kontaktieren.	Kundenanfrage / Bestellung Händlerhandbuch	Überprüfte Kundenanfrage / Bestellung		ET
30	Wünscht der Kunde ein Angebot?	Bei Ja: Angebot erstellen und an den Kunden senden Bei Nein weiter bei Schritt 40	WWS Angaben aus Kundenanfrage Angebotserstellung (Ersatzteile)	Angebot per E-Mail		ET
40	Auftrag anlegen	Der Auftrag wird angelegt.	WWS Angaben aus Kundenanfrage bzw. Angebot Auftragserstellung (Ersatzteile)			ET
50	Lagerort-Suchliste und Etiketten ausdrucken	Die Lagerort-Suchliste und die benötigten Etiketten werden gedruckt.	WWS Etikettendrucker Drucker	Lagerort-Suchliste Etiketten		ET
60	Artikel kommissionieren und verpacken	Die Artikel werden kommissioniert und verpackt. Werden Ersatzteile von Showroomanlagen benötigt ist der Leiter der EM zu informieren	Lagerort-Suchliste Etiketten Packmittel	Verpackte Artikel		ETK		EM
70	Auftragsbestätigung an Kunden senden.	Dem Kunden wird eine Auftragsbestätigung vorzugsweise als E-Mail zugeschickt.	WWS	Auftragsbestätigung E-Mail		ET
80	Muss die Ware per Vorkasse bezahlt werden?	Bei Ja: Proformarechnung erstellen und an den Kunden senden Bei Nein weiter bei Schritt 90	Drucker Post, E-Mail	Proformarechnung		ET
90	Erstellung der Versanddokumente	Die für den Versand notwendigen Dokumente werden erstellt.	Drucker	Benötigte Versanddokumente		ET
100	Versand	Die Ware wird dem gewählten Forwarder übergeben.	Verpakte Artikel Notwendige Versanddokumente	Versendete Artikel		ET
110	Erstellung und Versand der Rechnung	Die Rechnung wird erstellt und dem Kunden geschickt.	WWS Erstellung der Rechnung (Ersatzteile) Drucker Post, E-Mail	Rechnung		ET
120	Ende