Ersatzteileteam
| Name | Stelle |
| Hermann Moser | Ersatzteile |
| Sandy | Kommissioniererin |
Prozess "Ersatzteileversand"
Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung
Diese Prozessbeschreibung beschreibt die Abläufe im Ersatzteileversand. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die vom Kunden benötigten Ersatzteile möglichst schnell versendet werden können.
Für wen gilt die Anweisung?
Ersatzteile
Begriffe und Abkürzungen
| Begriff | Abkürzung |
| ET | Ersatzteile |
| ETK | Kommissionierer/in |
| QMB | QM-Beauftragter |
| WWS | Warenwirtschaftssystem |
Prozess- und Risikoverantwortung
Ersatzteile
Prozesskennzahlen
Benötigte Zeit für die Bearbeitung eines Auftrages (vom Auftragseingang bis zum Versand)
Risiken und Chancen des Prozesses
| Risiken | Chancen |
| Das benötigte Ersatzteil ist nicht vorhanden. | Umsatzsteigerung durch den Verkauf von Ersatzteilen |
| Rückmeldung über mögliches Verbesserungspotential | |
Änderungshinweise
Änderungen werden in roter Schrift gekennzeichnet
Unterlagen, Programme und Tools
Unterlagen
Vorlagen
Prozessbeschreibungen
Arbeitsanweisungen
Formulare
- Benötigte Versanddokumente
Programme
- CS Auftrag
Tools
- Etikettendrucker
Hinweise zu den einzelnen Prozessschritten
Dokumentenfreigabe
| Erstellt/Status | Geprüft | Freigegeben |
| QM-Beauftragter | 01.05.2016 | Nein |
Ablauf (Flussdiagramm)
Ob und in welchen Zeitabständen das Personal geschult bzw. weitergebildet werden muss, gliedert sich in 4 wesentliche Schritte:
| Nr. | Ablauf | Beschreibung | Input | Output | E | D | M | I | |
| 10 | Start | ||||||||
| 20 | Anfrage überprüfen |
Die Angaben des Kunden werden auf Vollständigkeit hin überprüft. Bei fehlenden Angaben den Kunden kontaktieren. |
Kundenanfrage | ET | |||||
| 30 | Angebot erstellen und versenden | Weiter bei 40 | Wünscht der Kunde ein Angebot, so wird dieses erstellt und versendet. |
Angaben aus Kundenanfrage WWS |
Angebot | ET | |||
| 40 | Auftrag erstellen | Der Auftrag wird erstellt | WWS | ET | |||||
| 50 | Lagerort-Suchliste und Etiketten ausdrucken | Die Lagerort-Suchliste und die benötigten Etiketten werden gedruckt. |
WWS Etikettendrucker |
Lagerort-Suchliste Etiketten |
ET | ||||
| 60 | Artikel kommissionieren und verpacken | Die Artikel werden kommissioniert und verpackt. |
Lagerort-Suchliste Etiketten Packmittel |
Verpackte Artikel | ETK | ||||
| 70 | Auftragsbestätigung an Kunden senden. | Dem Kunden wird eine Auftragsbestätigung vorzugsweise als E-Mail zugeschickt. |
WWS E-Mail, Post |
Auftragsbestätigung | ET | ||||
| 80 | Proformarechnung erstellen und versenden | Weiter bei 90 | Muss die Ware vor dem Versenden bezahlt werden, wird eine Proformarechnung erstellt und versendet. | Proformarechnung | ET | ||||
| 90 | Erstellung der Versanddokumente | Die für den Versand notwendigen Dokumente werden erstellt. | Formular "Benötigte Versanddokumente" | Benötigte Versanddokumente | ET | ||||
| 100 | Versand | Die Ware wird der gewählten Spedition übergeben | Notwendige Versanddokumente | ET | |||||
| 110 | Erstellung und Versand der Rechnung | Die Rechnung wird erstellt und dem Kunden geschickt. |
WWS Post, E-Mail |
Rechnung | ET | ||||
| 120 | Ende | ||||||||
Legende
| Abkürzung/Zeichen | Bedeutung |
| Ist ein Feld blau markiert handelt es sich um einen Prozessstart oder ein Prozessende | |
| Ist ein Feld Gelb markiert handelt es sich um eine Entscheidung | |
| Ist ein Feld weiß, handelt es sich um einen Prozessschritt | |
| E | Entscheidungsverantwortung |
| D | Durchführungsverantwortung |
| M | Mitarbeit |
| I | Information |
Verbesserungsvorschläge bzgl. des Ablaufes
z.B. Einbauen eines Schritts 11 (Zwischen 10 und 20)
