Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung
Diese Prozessbeschreibung beschreibt die Abläufe vor endgültiger Auftragsbestätigung. Damit soll die Klarheit über Auftragsinhalt, das Einvernehmen mit dem Kunden, die Grundlage für die Auftragsabwicklung und Klarheit über Vertragsinhalt sichergestellt werden. Außerdem vermeidet eine ansprechende, sachliche und richtige Auftragsbestätigung Kundenreklamationen.
Für wen gilt die Anweisung
Abteilung Vertrieb
Begriffe und Abkürzungen
GF = Geschäftsführung
BL = Betriebsleitung
QMB = QM-Beauftragter
LVI =Leiter Vertriebsinnendienst
EL = Entwicklungsleiter
PM = Projektmanagement
MA = Mitarbeiter
K = Kunde
WWS = Warenwirtschaftssystem
Prozess- und Risikoverantwortung
Leiter Vertriebsinnendienst
Prozesskennzahlen
Dauer Auftragseingang bis Auftagsbestätigung
Risiken und Chancen des Prozesses
Risiken
Unklarheiten führen zu Kundenreklamationen
Unklarheiten über Vertragsinhalt
Chancen
Eine ansprechende, sachliche und richtige Auftragsbestätigung führt zu Kundenzufriedenheit
Mitgeltende Unterlagen
Ablauf
Legende
| Abkürzung/Zeichen | Bedeutung |
| Ist ein Feld blau markiert, handelt es sich um einen Prozessstart oder ein Prozessende | |
| Ist ein Feld gelb markiert, handelt es sich um eine Entscheidung | |
| Ist ein Feld weiß, handelt es sich um einen Prozessschritt | |
| E | Entscheidungsverantwortung |
| D | Durchführungsverantwortung |
| M | Mitarbeit |
| I | Information |
| Nr. | Ablauf | Beschreibung | Input | Output | E | D | M | I |
| 10 | Start | |||||||
| 20 | Bestellung abgleichen und Kapazitätsprüfung durchführen |
In der technischen Besprechung folgt eine Absprache über die benötigte Lieferzeit sowie über die technischen Spezifikationen Bei Neukunden Liquidität prüfen Abstimmung mit Bedarfsplanung um Maschinenauslastung zu überprüfen |
LVI | LVI |
EL LVI BL PM |
|||
| 30 |
Abweichung? |
|
LVI | LVI |
EL PM BL |
|||
| 40 |
Klärung mit Kunden, dann weiter bei Schritt 20 |
Absprachen dokumentieren, ggfs. Bestellung ablehnen | LVI | LVI |
MA |
|||
| 50 | Auftrag anlegen |
Auftragsnummer vergeben, Auftragskopf erstellen |
||||||
| 60 | Auftragsbestätigung erstellen | |||||||
| 70 |
Auftragsbestätigung versenden |
Auftragsbestätigung wird an Kunden verschickt Erste Abschlagszahlung erfolgt Auftrag in Warenwirtschaftssystem übernehmen |
LVI | LVI | VI |
PM EL BL | ||
| 80 |
Standardmaschine? |
Bei Standardmaschine Fertigungsauftrag erstellen Bei Neue Maschine/ Sondermaschine Entwicklungsauftrag erstellen |
LVI | LVI | VI |
PM EL GF BL | ||
| 90 | Maschine Fertigen/ Maschine Entwickeln |
