2.11 Reiserichtlinie

2.11.1 Präambel

Diese Reiserichtlinie regelt das Geschäftsreisemanagement von Müller Apparatebau GmbH (MAB). Sie gilt bezüglich Planung, Beantragung, Genehmigung und Abrechnung der Geschäfts- oder Dienstreisen aller Mitarbeiter (m/w/d) des Unternehmens.

2.11.2 Allgemein

2.11.2.1 Grundsätzliche Bestimmungen

Diese Reiserichtlinie gilt für alle Geschäfts- und Dienstreisen (im Folgenden zusammenfassend als Geschäftsreise be­zeichnet) im In- und Ausland. Bei den Bestimmungen richten wir uns nach dem Bundesministerium der Finanzen sowie dem Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit.

Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie ökologische und klimaschutztechnische Gesichtspunkte sind bei allen Reisen in besonderem Maße zu beachten.

Die Reiserichtlinie ist von jedem Mitarbeiter zu befolgen.

2.11.2.2 Definition Geschäftsreise

Eine Geschäftsreise ist ein Ortswechsel einschließlich der Hin- und Rückfahrt aus Anlass einer vorübergehenden beruf­lichen Auswärtstätigkeit. Die Geschäftsreise beginnt und endet entsprechend eines (genehmigten) Reiseverlaufs am Unternehmensstandort oder in Ausnahmefällen an der Wohnung des Mitarbeiters.

2.11.2.3 Planung der Geschäftsreise

Geschäftsreisen verursachen Sach- und Personalkosten. Deshalb ist eine vorhergehende sorgfältige Prüfung der Not­wendigkeit und der Gestaltung der Geschäftsreise geboten. Es ist nicht gestattet, Geschäftsreisen mit Reisen privaten Charakters zu verbinden, beziehungsweise Geschäftsreisen aus diesem Anlass zu verlängern. Werden Geschäftsreisen dennoch mit Privatreisen verbunden, erlischt der Versicherungsschutz durch unser Unternehmen. MAB behält sich vor, daraus entstehende Mehrkosten der verursachenden Person in Rechnung zu stellen, die die Person zur Zahlung verpflichtet.

Geschäftsreisen in Gebiete, für die das Auswärtige Amt der Bundesrepublik Deutschland eine Reisewarnung ausge­sprochen hat, sind untersagt.

Die Homepage des Auswärtigen Amtes mit Sitz in Berlin ist: www.Auswaertiges-Amt.de.

Telefonisch ist es erreichbar unter der Rufnummer +49 30 18170.

Bei Verfassung dieser Richtlinie waren Reisewarnungen dieses Ministeriums abrufbar unter dem Link.

www.Auswaertiges-Amt.de/de/ReiseUndSicherheit/10.2.8Reisewarnungen

2.11.3 Regelungen

2.11.3.1 Geschäftsreisen allgemein

Für die Buchung einer Geschäftsreise muss im ersten Schritt immer das Formular „Antrag auf Dienstreise“ im MAB-Intranet „WIKI“ ausgefüllt werden. Die konkrete Vorgehensweise ist im Prozess beschrieben und so einzuhalten.

Die Buchung einer Geschäftsreise, insbesondere Hotel-, Flug-, Bahn- und Mietwagenbuchungen, erfolgt über das von MAB beauftragte Reisebüro:

Lufthansa City Center

Reisebüro Frenzen GmbH

Johannisstraße 54

50668 Köln

Tel: +49 221 16012-33

firmendienst@reisebuero-frenzen.de

Die konkreten Kontaktdaten, der Antrag auf Dienstreise und der Prozess sind im MAB-Intranet „WIKI“ hinterlegt.

Es ist für jeden Reisenden ratsam, sich diese Kontaktdaten während der Reise griffbereit zu hinterlegen.

2.11.3.2 Beantragung und Genehmigung der Geschäftsreise

Geschäftsreisen bedürfen grundsätzlich der Zustimmung des Vorgesetzten. Die Anfrage an das Reisebüro soll sofort nach Bekanntwerden der Reise und Prüfung gemäß Absatz "Planung der Geschäftsreise" vorgenommen werden. Die Buchung soll dann direkt nach der internen Genehmigung vorgenommen werden. Somit können kostengünstige Konditionen bei der Reise­buchung genutzt werden.

2.11.3.3 Nicht genutzte Reisemittel

Bei Notwendigkeit von Stornierungen oder Rückgaben nicht genutzter Reisemittel ist vom Mitarbeiter unverzüglich Kontakt mit dem Reisebüro aufzunehmen. Nicht genutzte Reisemittel wie Fahrscheine, Flugtickets, etc. müssen zur Gut­schrift an das Reisebüro zurückgegeben werden. HR-Services ist über die Stornierung unverzüglich zu informieren.

2.11.4 Erstattung von Reisekosten

Die während der Reise anfallenden Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel, Hotel, Bewirtungen, Maut etc. bezahlt der Mitarbeiter mit seiner Kreditkarte oder in Ausnahmefällen in bar. Alle Rechnungen müssen auf den Namen von MAB mit vollständiger Firmenanschrift ausgestellt werden und auch den Namen des Reisenden enthalten, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Unvollständige Rechnungen werden zur Nachbesserung an den reisenden Mitarbeiter zurückgegeben. Kostenerstattung erfolgt nur bei korrekt gestellten Rechnungen. Bei direkter Zahlung mit MAB-Kredit­karte, bar oder auf anderem Weg behält MAB sich die Zurückforderung der entsprechenden Beträge bei dem Mit­arbeiter für den Fall vor, dass er Rechnungen auf falsche MAB-Daten ausstellen hat lassen.

2.11.5 Auslandskrankenversicherung

Jeder Mitarbeiter ist während seiner Geschäftsreise im Ausland durch MAB bei Signal Iduna krankenversichert.

Unsere Signal Iduna Versicherungsnummer ist 34.378.416.

Bei einer Erkrankung oder einer Verletzung bitte unverzüglich die Notrufzentrale der International SOS kontaktieren; sie ist erreichbar unter der 24-Stunden-Notruf-Rufnummer +49 40 41 24 6824

Diese Informationen werden bei Ihrem Anruf benötigt:

• Versicherungsnummer (siehe oben)
• Vollständer Name
• Geburtsdatum
• Telefon-Nummer
• Arbeitgeber
• Anfangsdiagnose

Die Rufnummer, wie auch die Versicherungsnummer sind im MAB-Intranet „WIKI“ hinterlegt.

Es ist für jeden Mitarbeiter ratsam, sich beide Nummern während einer Reise griffbereit zu hinterlegen.

2.11.6 A1-Bescheinigung

Jeder Mitarbeiter, der zum Beispiel für ein Meeting, für eine Messe oder für einen Techniker-Einsatz außerhalb Deutschlands verreist, muss vor Antritt der Reise bei HR-Services für nachfolgende Länder eine A1-Bescheinigung beantragen. Diese A1-Bescheinigung muss während der Reise vom Mitarbeiter mit sich geführt werden.

Für folgende Länder muss eine A1-Bescheinigung ausgestellt werden:

Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Vereinigtes Königreich (Großbritannien nur bis 31.12.2020) und Zypern.

Die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt über das im MAB-Intranet „WIKI“ hinterlegte Formular „Antrag auf Dienstreise“.

2.11.7 Übernachtungskosten

2.11.7.1 Hotelbuchungen

Grundsätzlich müssen alle Hotels über unser Reisebüro gebucht und falls notwendig auch storniert werden.

Für Hotelbuchungen ist das Prinzip der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Preisobergrenze für Hotels von EUR 100,-- brutto pro Übernachtung darf nicht überschritten werden; sollte dieser Preis in ausreichender Nähe zum Zielort der Reise nicht erzielbar sein, ist ein Hotel der Drei-Sterne-Kategorie entsprechend DEHOGA-Kategorisierung, beziehungs­weise international entsprechend, zu wählen.

Mitarbeiter können im Antrag auf Dienstreise ein Wunsch-Hotel angeben, es besteht jedoch kein Anspruch auf ent­sprechende Buchung.

Wird ein reserviertes Zimmer nicht benötigt, ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, das Reisebüro und HR-Services unver­züglich zu informieren, damit die Reservierung fristgerecht storniert werden kann. Die Stornierungsbedingungen wer­den von jedem Hotel individuell bestimmt und können auch für dasselbe Hotel stark variieren, zum Beispiel zu Messe­zeiten (Bestpreis).

Die Bedingungen zu der Hotelbuchung sind der Reservierungsbestätigung zu entnehmen.

2.11.8 Fahr- und Flugkosten

2.11.8.1 Bahnreisen

Bahnreisen müssen direkt über unser Reisebüro gebucht und falls notwendig auch storniert werden. Für Bahnfahr­ten muss grundsätzlich die zweite Klasse gebucht werden. In begründeten Fällen (zum Beispiel bei einem Veranstal­tungsticket, einem Super-Spar-Preis, dem Vorhandensein einer „BahnCard Erste Klasse“, etc.) ist die Nutzung der ersten Klasse möglich.

2.11.8.2 Mietwagen, Privat-PKW und Dienst-PKW

Fahrten mit dem Privat-PKW sind für Geschäftsreisen ausgeschlossen.

Dienst-PKW sind vorrangig zu nutzen.

Die Buchung der Mietwagen und gegebenenfalls deren notwendige Stornierung erfolgt immer über unser Reisebüro.

Folgende Mietwagen-Kategorien dürfen gebucht werden:

• Wenn ein bis zwei Personen reisen:
  • Kompaktklasse (Golf, etc.) mit Vollkasko-Schutz, ohne Selbstbeteiligung und mit Navigationsgerät
• Wenn drei bis vier Personen oder wenn zwei oder mehrere Mitglieder des Board of Directors reisen:
  • Mittelklasse (VW Passat, etc.) mit Vollkasko-Schutz, ohne Selbstbeteiligung und mit Navigationsgerät

Für Mietwagenbuchungen am Standort Kranzberg und für den Landkreis Freising wird der Mietwagen durch unser Reisebüro bei BUCHBINDER (www.BUCHBINDER.de/de/Stationen/Freising) in Freising gebucht. Mit BUCHBINDER be­steht zudem eine Vereinbarung für einen Bring- und Abholservice zum Standort Kranzberg, so dass Sie das Fahrzeug bequem anliefern lassen und auch wieder abgeben können.

Wenn mehrere Mitarbeiter im gleichen Zeitraum Geschäftsreisen mit PKW zum gleichen Ort antreten, müssen nach Möglichkeit Fahrgemeinschaften gebildet werden.

Bei Übernahme eines Mietwagens ist ein Übergabeprotokoll verpflichtend. Der Mietwagen muss vor Übernahme und bei Rückgabe durch den Mitarbeiter genau kontrolliert werden.

Schadensfälle für Mietwagen und Dienst-PKW werden in Zusammenarbeit mit HR-Services abgewickelt. Entsteht während der Geschäftsreise ein Schaden an einem Mietwagen, so ist der Fahrzeugschaden unverzüglich dem Vermie­ter anzuzeigen. Kontaktdaten dazu finden Sie immer in den Begleitunterlagen, die Sie zu dem Fahrzeug erhalten.

Bußgelder, gebührenpflichtige Verwarnungen, Abschleppkosten, etc. werden unabhängig davon, ob ein Mietwagen oder Dienst-PKW genutzt wird, von MAB nicht erstattet. Die Kosten trägt der Kostenverursacher. Bei wiederholtem Auftreten behält sich MAB vor, dem Verursacher Bearbeitungsgebühren zusätzlich zu berechnen.

2.11.8.3 Flugreisen

Die Buchung von Flugreisen muss über das Reisebüro erfolgen.

Sollte der gebuchte Flug nicht benötigt werden, muss dieser umgehend über unser Reisebüro telefonisch storniert oder umgebucht werden. HR-Services ist über die Stornierung oder Umbuchung zu informieren.

Eine Nutzung des Flugzeugs ist nur dann zulässig, wenn diese zu einer erheblichen Zeit- und Kosteneinsparung führt und die Reisezeit mit dem schnellsten Alternativ-Reisemittel (Bahn, Mietwagen, etc.) vier Stunden überschreitet, oder wenn dienstliche Gründe den Flug im Einzelfall dringend erforderlich machen.

Nationale und innereuropäische Flugreisen sind zum günstigsten verfügbaren Flugpreis grundsätzlich in der Economy-Class zu buchen. Sie sind möglichst frühzeitig und unter Berücksichtigung der schnellstmöglichen Reisezeit zu planen. Interkontinentale Flugreisen bedürfen der vorherigen Genehmigung durch die Geschäftsführung.

2.11.9 Verpflegungskosten

Mitarbeiter deren Hauptarbeitsstätte der Standort Kranzberg ist, bekommen bei Außeneinsätzen über acht Stunden Tagesspesenpauschalsätze erstattet. Alle anderen Mitarbeiter bekommen diese Pauschale bei mehrtägiger Abwesen­heit von ihrem Home-Office-Standort beziehungsweise bei mehrtägigen Einsätzen außerhalb ihres definierten Einsatz­gebietes. Wenn an einem Kalendertag mehrere Auswärtstätigkeiten durchgeführt werden, erfolgt eine Zusammen­rechnung der Abwesenheitszeiten.

Verpflegungskosten werden pauschal erstattet. Dabei orientieren wir uns an §9 Absatz 4a des Einkommenssteuerge­setzes.

Bei einer Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte sind im deutschen Inland folgende Beträge als Verpflegungsmehraufwendungen pauschal für jeden Kalendertag anzusetzen:

Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten von mehr als acht Stunden:                                                                          EUR 14,--

An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten unabhängig von der Dauer der Abwesenheit:     EUR 14,--

Bei Auswärtstätigkeiten, die nicht An- und Abreisetag sind, von 24 Stunden:                                                    EUR 28,--

Die Auslandsspesensätze sind im Intranet „WIKI“ unter Reisekosten nachzulesen.

Werden dem Reisenden vom Unternehmen oder von Dritten auf dessen Veranlassung unentgeltlich Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, so erfolgt eine Bewertung im Rahmen der Lohnsteuerrichtlinien. Diese Mahlzeiten sind im Zu­sammenhang mit der Reisekostenabrechnung immer anzugeben, damit die steuerrechtlichen Vorschriften Anwen­dung finden können. Dementsprechend muss jede Verpflegung (Frühstück, Mittagessen und / oder Abendessen) auf den Hotel- beziehungsweise Reise-Abrechnungen ausgewiesen werden.

2.11.10 Sonstiges

2.11.10.1 Park+Ride allgemein

Werden in der Nähe von Haltestellen des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs Abstellmöglichkeiten für PKW zur Ver­fügung gestellt, so sind diese im Rahmen einer Geschäftsreise zu wählen. Ebenfalls sind verfügbare Park+Ride-Services von Flughäfen und Bahnhöfen der Deutschen Bahn (DB) zu nutzen. Ist das Nutzen von direkt angeschlossenen Park­häusern unumgänglich, so sei in diesem Fall auf die Einhaltung des im Absatz "Grundsätzliche Bestimmungen" benannten Grundsatzes der Spar­samkeit verwiesen.

2.11.10.2 Park+Ride am Münchner Flughafen

Für Mitarbeiter am Standort Kranzberg, die eine Flugreise antreten und ihren Dienstwagen mehrtätig in der Nähe des Flug­hafens Münchens abstellen, gilt, dass Fahrzeuge ausschließlich beim Parkservice „Parkvogel“ (www.parkvogel.de/muenchen/) in Oberding-Schwaig geparkt werden dürfen. Die Kosten für „Parkvogel“ wer­den von MAB übernommen.

Für den Fall, dass der Mitarbeiter jedoch eine ganztägige Dienstreise mit Hin- und Rückflug am gleichen Tag unter­nimmt, kann er eines der direkt an den Münchner Flughafen angeschlossenen Parkhäuser nutzen, wobei in diesem Fall auf die Einhaltung des im Absatz "Grundsätzliche Bestimmungen" benannten Grundsatzes der Sparsamkeit verwiesen ist.

Ab einer Reisedauer von vier Tagen, oder wenn kein Dienstwagen zur Verfügung steht, ist unter Einhaltung des im Absatz "Grundsätzliche Bestimmungen" benannten Grundsatzes der Sparsamkeit ein Taxi oder Fahrservice für die An- und Abreise zum Münchner Flughafen zu wählen.

Falls der Mitarbeiter entgegen dieser Regel direkt in einem der Parkhäuser direkt am Flughafen München parkt, trägt der Mitarbeiter die Differenz der Parkgebühren selbst.

2.11.11 Allgemeines

Abweichung von einzelnen Bestimmungen können im Einzelfall durch die Geschäftsführung genehmigt werden.

Zuwiderhandlungen können zu persönlichen Konsequenzen führen und verpflichten die gegen diese Regel verstoßen­de Person zur Zahlung der gegebenenfalls dem Unternehmen aus der Zuwiderhandlung entstehenden Mehrkosten.

Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher, weiblicher und divers geschlechtlicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechtsformen.

2.11.12 Gültigkeit

Diese Regelung ersetzt alle bisherigen Regelungen zu Dienstreisen. Sie tritt mit Veröffentlichung in Kraft und gilt so­lange, bis sie durch die Geschäftsführung geändert oder durch eine andere ersetzt wird.

2.11.13 Salvatorische Klausel

Sollte eine dieser Regelungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder ihre Rechtswirksamkeit später verlieren, so soll hierdurch die Gültigkeit der übrigen Regeln nicht berührt werden. Anstelle der unwirksamen Regelung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung möglichst nahe kommt, die mit der unwirksamen beziehungsweise undurchführbaren Regelung verfolgt wurde.