Liebe Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter, Kolleginnen und Kollegen,
Sie alle haben davon gehört, dass die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft tritt. Uns ist Datenschutz ein besonderes Anliegen. Um darüber hinaus auch den weitreichenden Verpflichtungen der EU Datenschutzgrundverordnung nachzukommen, haben wir seit 01.05.2018 einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt:
Andreas Fischer, dsb@mueller-phs.com
Unser Datenschutzbeauftragter darf und soll zu Datenschutzfragen oder auch bei Datenschutzverstößen (Virus im System, verlorener oder gestohlener Laptop oder Datenträger mit personenbezogenen Daten, etc.) oder bei sonstigen Datenschutzfragen kontaktiert werden.
Datenschutz ist der Schutz unserer eigenen Daten Krankheiten, private Adresse, … und der Schutz der Daten unserer externen Partner Lieferanten, …).
Auf diesem Wege bitten wir Sie um die Einhaltung folgender grundlegender Verhaltensregeln zum Datenschutz:
- Vorsicht beim Öffnen von Emails (bei verdächtigen Emails bitte vor dem Öffnen nachfragen)
- → Gefahr von Viren
- Gleiches gilt beim Öffnen von Webseiten
- → Gefahr von Viren
- Bitte die Erdgeschoss-Fenster und Außentüren von Büros und Hallen schließen, wenn Sie diese verlassen
- → es könnten Ordner, Zeichnungen oder Dokumente gestohlen werden
- Bitte sicherstellen, dass Bildschirme in Büros und Hallen durch Fenster und Türen von außen (zum Beispiel vom Parkplatz) nicht eingesehen werde können
- → es könnte sein, dass zum Beispiel Kundendaten oder die geöffnete Lohnmaske eines Kollegen eingesehen werden können
- Es dürfen USB-Sticks nur eingesetzt werden, die durch unsere IT beschafft wurden. Bitte USB Sticks, die Sie „am Boden finden“, einfach wegwerfen und USB-Sticks, die Ihnen „geschenkt“ werden, ablehnen.
- → die USB-Sticks könnten manipuliert sein, um Daten auszulesen oder Viren einzuschleusen
- Bitte Urlaubskalender, Schichtpläne, u. dgl. so aufhängen, dass sie nicht von Besuchern oder auch von Kollegen anderer Abteilungen eingesehen werden können
- → rechtlich gesehen müssen nur Abteilungsmitglieder und die Lohnabteilung darauf zugreifen (andere Personen geht das nichts an)
- Bitte am Telefon „datensparsam“ umgehen
- → niemand muss die Privatadresse eines Kollegen kennen
- Bitte am Telefon oder in Besprechungen nicht sagen, dass ein Kollege krank oder im Urlaub ist. Der Grund für die Abwesenheit eines Kollegen geht externe Personen nichts an
- →besser: „Der Kollege ist bis … abwesend“
- Keine Passwörter an den Bildschirm oder unter die Tastatur kleben
- Zettel, Dokumente und Datenträger, die sensible Daten beinhalten, in dafür bereitstehende Papiervernichter bzw. dafür vorgesehenen Vernichtungsanlagen entsorgen oder in der Personalabteilung zur Vernichtung abgeben.
- → Daten „schreddern“, um den Datenklau aus dem Müll sicher zu verhindern
- Unverschlüsselte USB Sticks, Festplatten oder Laptops mit personenbezogenen Daten im Firmengebäude gesichert verwahren und nicht aus der Firma mitnehmen.
Bitte achten Sie auf die Einhaltung. Stellen Sie fest, dass Ihnen Daten „abhanden“ gekommen sind, vermuten Sie eine Verletzung des Datenschutzes oder haben Sie Kenntnis davon, informieren Sie uns bitte umgehend, so dass wir gemeinsam an der Sache arbeiten können.
Weitere Informationen folgen in den kommenden Wochen.
Danke fürs Mitmachen,
Ihre Geschäftsleitung
