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| | {{Infobox Prozessbeschreibung |
| | |Gültigkeit=Ersatzteile |
| | |Prozessverantwortung=Ersatzteileleitung |
| | }} |
| ==Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung== | | ==Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung== |
| Diese Prozessbeschreibung beschreibt die Abläufe im Ersatzteileversand. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die vom Kunden benötigten Ersatzteile möglichst schnell versendet werden können. | | Diese Prozessbeschreibung beschreibt die Abläufe im Ersatzteileversand. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die vom Kunden benötigten Ersatzteile möglichst schnell versendet werden können. |
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| ==Für wen gilt die Anweisung?==
| | ==Begriffe, Abkürzungen und Erläuterungen== |
| Ersatzteile
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| ==Begriffe und Abkürzungen== | |
| GF = Geschäftsführung
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| BL = Betriebsleitung
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| QMB = QM-Beauftragter
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| ET =Ersatzteile
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| MA = Mitarbeiter
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| ==Prozess- und Risikoverantwortung==
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| Ersatzteile
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| ==Prozesskennzahlen== | | ==Prozesskennzahlen== |
| Zeit Auftragseingang zu Auftragsausgang | | Zeit zwischen Anfrage und Angebot |
| | Zeit zwischen Auftragseingang und Versand der Ersatzteile |
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| ==Chancen und Risiken des Prozesses== | | ==Chancen und Risiken des Prozesses== |
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| ===Chancen=== | | ===Chancen=== |
| * Verbesserungsmöglichkeiten durch direkten Kundenkontakt erkennen
| | Verbesserungsmöglichkeiten durch direkten Kundenkontakt |
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| ===Risiken=== | | ===Risiken=== |
| * Benötigte Teil ist nicht vorhanden
| | Falsche Ersatzteillieferung führt zu Ausfall beim Kunden |
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| ==Mitgeltende Unterlagen== | | ==Mitgeltende Unterlagen== |
| * [[QM:Unternehmenshandbuch|Unternehmenshandbuch]]
| | Händlerhandbuch |
| * [[Händlerhandbuch]]
| | Garantieschein |
| * [[Angebotserstellung (Ersatzteile)]]
| | Versanddokumente |
| * [[Auftragserstellung (Ersatzteile)]]
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| * [[Erstellung eines Lieferscheins (Ersatzteile)]]
| |
| * [[Erstellung der Rechnung (Ersatzteile)]]
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| * [[Versanddokumente]]
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| ==Ablauf== | | ==Ablauf== |
| '''Legende'''
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| {| border="1"
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| ||Abkürzung/Zeichen
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| ||Bedeutung
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| |-
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| | style="background-color: blue;"|
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| ||Ist ein Feld blau markiert, handelt es sich um einen Prozessstart oder ein Prozessende
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| |-
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| | style="background-color: yellow;"|
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| ||Ist ein Feld gelb markiert, handelt es sich um eine Entscheidung
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| |-
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| ||
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| ||Ist ein Feld weiß, handelt es sich um einen Prozessschritt
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| |-
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| ||E
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| ||Entscheidungsverantwortung
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| |-
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| ||D
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| ||Durchführungsverantwortung
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| |-
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| ||M
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| ||Mitarbeit
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| |-
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| ||I
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| ||Information
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| |}
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| {| style="border-collapse: collapse;" border="1" cellspacing="0" cellpadding="10"
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| |-
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| ||'''Nr.'''
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| ||'''Ablauf'''
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| ||'''Beschreibung'''
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| ||'''Input'''
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| ||'''Output'''
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| ||'''E'''
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| ||'''D'''
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| ||'''M'''
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| ||'''I'''
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| |-
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| ||10
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| | style="background-color: blue; color: white;"|Start
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| |-
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| ||20
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| ||Anfrage / Bestellung überprüfen
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| Die Angaben des Kunden werden auf Vollständigkeit hin überprüft.
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| Bei fehlenden Angaben den Kunden kontaktieren.
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| Kundenanfrage / Bestellung
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| Händlerhandbuch
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| ||Überprüfte Kundenanfrage / Bestellung
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| ||ET
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| |-
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| ||30
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| | style="background-color: yellow;"|Wünscht der Kunde ein Angebot?
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| * Bei '''Ja: '''Angebot erstellen und an den Kunden senden
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| * Bei '''Nein''' weiter bei '''Schritt 40<br />'''
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| WWS
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| Angaben aus Kundenanfrage
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| [[Angebotserstellung (Ersatzteile)]]
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| Angebot per E-Mail
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| ||ET
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| |-
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| ||40
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| ||Auftrag anlegen
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| ||Der Auftrag wird angelegt.
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| WWS
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| Angaben aus Kundenanfrage bzw. Angebot
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| [[Auftragserstellung (Ersatzteile)]]
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| ||ET
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| ||
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| |-
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| ||50
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| ||Lagerort-Suchliste und Etiketten ausdrucken
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| ||Die Lagerort-Suchliste und die benötigten Etiketten werden gedruckt.
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| WWS
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| Etikettendrucker
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| Drucker
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| Lagerort-Suchliste
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| Etiketten
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| ||ET
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| |-
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| ||60
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| ||Artikel kommissionieren und verpacken
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| Die Artikel werden kommissioniert und verpackt.
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| Werden Ersatzteile von [[Übersicht Unternehmen| Showroomanlagen]] benötigt ist der Leiter der EM zu informieren
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| Lagerort-Suchliste
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| Etiketten
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| Packmittel
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| ||Verpackte Artikel
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| ||ETK
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| ||EM
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| |-
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| ||70
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| ||Auftragsbestätigung an Kunden senden.
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| ||Dem Kunden wird eine Auftragsbestätigung vorzugsweise als E-Mail zugeschickt.
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| WWS
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| Auftragsbestätigung
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| E-Mail
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| ||ET
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| |-
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| ||80
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| | style="background-color: yellow;"|Muss die Ware per Vorkasse bezahlt werden?
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| * Bei '''Ja''': Proformarechnung erstellen und an den Kunden senden'''<br data-attributes="%20/">'''
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| * Bei '''Nein''' weiter bei '''Schritt 90<br />'''
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| Drucker
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| Post, E-Mail
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| ||Proformarechnung
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| ||ET
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| |-
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| ||90
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| ||Erstellung der Versanddokumente
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| ||Die für den Versand notwendigen Dokumente werden erstellt.
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| Drucker
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| ||Benötigte Versanddokumente
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| ||ET
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| |-
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| ||100
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| ||Versand
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| ||Die Ware wird dem gewählten Forwarder übergeben.
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| Verpakte Artikel
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| Notwendige Versanddokumente
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| ||Versendete Artikel
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| ||ET
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| |-
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| ||110
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| ||Erstellung und Versand der Rechnung
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| ||Die Rechnung wird erstellt und dem Kunden geschickt.
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| WWS
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| [[Erstellung der Rechnung (Ersatzteile)]]
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| |
| Drucker
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| |
| Post, E-Mail
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| ||Rechnung
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| ||ET
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| ||
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| ||
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| |-
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| ||120
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| | style="background-color: blue; color: white;"|Ende
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| |}
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| [[Kategorie:Prozessbeschreibung]]
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| Gültigkeit
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Ersatzteile„Ersatzteile“ befindet sich nicht in der Liste (Marketing, Managing Director, Human Ressources, Operations, Development, Sales & Services, Sales & Marketing, Production Parts, Assembly Mech., Warehouse & Logistics, ...) zulässiger Werte für das Attribut „Gültigkeit“.
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| Prozessverantwortung
|
Ersatzteileleitung„Ersatzteileleitung“ befindet sich nicht in der Liste (Assembly Elect., Assembly Mech., Communication Marketing, Data Privacy, Development, Documentation, Electric Electronic / Software, Finance & Controlling, Human Ressources, HR-Services, ...) zulässiger Werte für das Attribut „Prozessverantwortung“.
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Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung
Diese Prozessbeschreibung beschreibt die Abläufe im Ersatzteileversand. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die vom Kunden benötigten Ersatzteile möglichst schnell versendet werden können.
Begriffe, Abkürzungen und Erläuterungen
Prozesskennzahlen
Zeit zwischen Anfrage und Angebot
Zeit zwischen Auftragseingang und Versand der Ersatzteile
Chancen und Risiken des Prozesses
Chancen
Verbesserungsmöglichkeiten durch direkten Kundenkontakt
Risiken
Falsche Ersatzteillieferung führt zu Ausfall beim Kunden
Mitgeltende Unterlagen
Händlerhandbuch
Garantieschein
Versanddokumente
Ablauf
