QM:Auftragsbearbeitung

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Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung

In dieser Prozessbeschreibung werden die Abläufe vor der endgültiger Auftragsbestätigung beschrieben. Hierdurch soll Klarheit über den Auftrags- und Vertragsinhalt geschaffen sowie das Einvernehmen des Kunden, das die Grundlage für die Auftragsabwicklung ist, sichergestellt werden. Außerdem vermeidet eine ansprechende, sachliche und richtige Auftragsbestätigung Kundenreklamationen.

Für wen gilt die Anweisung

Abteilung Vertrieb

Begriffe und Abkürzungen

GF = Geschäftsführung

BL = Betriebsleitung

QMB = QM-Beauftragter

LVI =Leiter Vertriebsinnendienst

EL = Entwicklungsleiter

PM = Projektmanagement

MA = Mitarbeiter

K = Kunde

WWS = Warenwirtschaftssystem

Prozess- und Risikoverantwortung

Leiter Vertriebsinnendienst

Prozesskennzahlen

Dauer Auftragseingang bis Auftagsbestätigung

Chancen und Risiken des Prozesses

Chancen

Eine ansprechende, sachliche und richtige Auftragsbestätigung führt zu Kundenzufriedenheit

Risiken

Unklarheiten führen zu Kundenreklamationen

Unklarheiten über Vertragsinhalt

Mitgeltende Unterlagen

Unternehmenshandbuch

Ablauf

Legende

Abkürzung/Zeichen	Bedeutung
	Ist ein Feld blau markiert, handelt es sich um einen Prozessstart oder ein Prozessende
	Ist ein Feld gelb markiert, handelt es sich um eine Entscheidung
	Ist ein Feld weiß, handelt es sich um einen Prozessschritt
E	Entscheidungsverantwortung
D	Durchführungsverantwortung
M	Mitarbeit
I	Information

Nr.	Ablauf	Beschreibung	Input	Output	E	D	M	I
10	Start
20	Bestellung abgleichen und Kapazitätsprüfung durchführen	In der technischen Besprechung folgt eine Absprache über die benötigte Lieferzeit sowie über die technischen Spezifikationen Bei Neukunden Liquidität prüfen Abstimmung mit Bedarfsplanung um Maschinenauslastung zu überprüfen			LVI	LVI	EL LVI BL PM
30	Abweichung?	Bei Ja weiter bei Schritt 90 Bei Nein weiter bei Schritt 40			LVI	LVI	EL PM BL
40	Klärung mit Kunden, dann weiter bei Schritt 20	Absprachen dokumentieren, ggf. Bestellung ablehnen			LVI	LVI	MA
50	Auftrag anlegen	Auftragsnummer vergeben, Auftragskopf erstellen
60	Auftragsbestätigung erstellen
70	Auftragsbestätigung versenden	Auftragsbestätigung wird an Kunden verschickt Erste Abschlagszahlung erfolgt Auftrag in Warenwirtschaftssystem übernehmen			LVI	LVI	VI	PM EL BL
80	Standardmaschine?	Bei Standardmaschinen Fertigungsauftrag erstellen Bei neuen Maschine bzw. Sondermaschinen Entwicklungsauftrag erstellen			LVI	LVI	VI	PM EL GF BL
90	Maschine Fertigen/ Maschine Entwickeln