QM:Auftragsbearbeitung

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Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung

Diese Prozessbeschreibung beschreibt die Abläufe vor endgültiger Auftragsbestätigung. Damit soll die Klarheit über Auftragsinhalt, das Einvernehmen mit dem Kunden, die Grundlage für die Auftragsabwicklung und Klarheit über Vertragsinhalt sichergestellt werden. Außerdem vermeidet eine ansprechende, sachliche und richtige Auftragsbestätigung Kundenreklamationen.

Für wen gilt die Anweisung

• Abteilung Vertrieb
• Entwicklungsleiter
• Betriebsleiter
• Projektmanager

Begriffe und Abkürzungen

Abkürzung	Begriff
GF	Geschäftsführung
BL	Betriebsleiter
QMB	QM-Beauftragter
LVI	Leiter Vertriebsinnendienst
PM	Projektmanagement
VI	Vertriebsinnendienst
VA	Vertriebsaußendienst
EL	Entwicklungsleiter
K	Kunde
WWS	Warenwirtschaftssystem

Prozess- und Risikoverantwortung

• Leiter Vertriebsinnendienst

Prozesskennzahlen

• Dauer Auftragseingang bis Auftagsbestätigung

Risiken und Chancen des Prozesses

Risiken	Chancen
Nicht eingehaltener Wunschtermin des Kunden kann zu Auftragsverlust führen	Nicht bekannte Kundenanforderungen können zusätzlich verkauft werden
Unvollständige Weitergabe der Informationen/ Kundenanforderungen können zu Fehlentwicklung führen	C
R	C

Unterlagen, Programme und Tools

Unterlagen

Prozessbeschreibungen

• Definitionsphase

Programme

• CS-Auftrag

Ablauf

Legende

Abkürzung/Zeichen	Bedeutung
	Ist ein Feld blau markiert, handelt es sich um einen Prozessstart oder ein Prozessende
	Ist ein Feld gelb markiert, handelt es sich um eine Entscheidung
	Ist ein Feld weiß, handelt es sich um einen Prozessschritt
E	Entscheidungsverantwortung
D	Durchführungsverantwortung
M	Mitarbeit
I	Information

Nr.	Ablauf	Beschreibung	Input	Output	E	D	M	I
10	Start	Dieser Prozess erfolgt nachdem ein Auftrag in Angebotserstellung angelegt wurde	Anlagenbeschreibung Wunschtermin Kunden Auftragsnummer
20	Technische Besprechung	In der technischen Besprechung folgt eine Absprache über die benötigte Lieferzeit sowie über die technischen Spezifikationen Die Teilnahme an dieser Besprechung kann je nach Situation variieren	näheres zur Tech. Besprechung in Definitionsphase	Externer Liefertermin Interner Liefertermin	LVI	LVI	EL LVI BL PM
30	Stimmt der Wunschtermin des Kunden mit dem besprochenen Liefertermin überein?	Bei Ja weiter bei Schritt 90 Bei Nein weiter bei Schritt 40		Protokoll über mögliche Erfüllung von Kundenwünschen
40	Möglichen Liefertermin dem Kunden vorschlagen		Machbarer Liefertermin		LVI	LVI	EL PM
50	Ist der Kunde mit dem vorgeschlagenen Liefertermin einverstanden?	Vorgegebenes Anfrageformular ausfüllen ggf. individuelle Anforderungsliste erstellen		Antwort des Kunden	K
60	Interne Diskussion über anderen Liefertermin	Andere Ressourcenverteilung			LVI	LVI	PM EL LVI
70	Anderer Liefertermin möglich?	Bei Ja weiter bei Schritt 50 Bei Nein weiter bei Schritt 80
80	Keine Auftragsbestätigung	Dem Kunden kann keine Auftragsbestätigung erteilt werden			GF	GF	LVI EL BL PM
90	Auftragsbestätigung	Auftragsbestätigung wird an Kunden verschickt Erste Abschlagszahlung erfolgt	Auftragsbestätigung erstellen Rechnung erstellen	Versendete Auftragsbestätigung Versendete Rechnung	LVI	LVI	VI	PM EL BL
100	Produktionsliste wird erstellt		Produktionsliste erstellen Modellnummer vergeben	Erstellte Produktionsliste Vergebene Modellnummer	LVI	LVI	VI	PM EL GF BL
120	Ende			Kundenspezifikationen

Verbesserungsvorschläge bzgl. des Ablaufes

z.B. Einbauen eines Schritts 11 (Zwischen 10 und 20)