Regeln:Besprechungen

Zur Informationsübergabe und Abklärung von Details sind Besprechungen im beruflichen Alltag unverzichtbar. Nur hier bietet sich die Möglichkeit Missverständnisse schnell zu erkennen und zu klären und damit alle Beteiligten auf einen einheitlichen Kenntnisstand zu bringen ohne, daß große Zeitverluste, durch verzögerte Beantwortung von Rückfragen innerhalb eines kleinen Personenkreises, entstehen.

Jedoch besteht auch bei Besprechungen die große Gefahr, daß diese zu zeitraubenden und ineffektiven Zeitfressern verkommen wenn für Durchführung, Vor- und Nachbereitung nicht einige Grundregeln beachtet werden. Viele davon werden den meisten bekannt sein, laufen jedoch im alltäglichen Arbeitsalltag leicht aus dem Blickfeld und werden dann doch missachtet.

Nachfolgend sollen nochmal die wichtigsten Regeln in Zusammenhang mit Besprechungen aufgezeigt und deren Einhaltung explizit angeordnet werden.

2.4.1 Vorbereitung

• Teilnehmer per Outlook einladen (Kalender der Teilnehmer beachten/ Terminkollissionen vermeiden

• Betreff festlegen
  • Betreff muss aussagefähig sein
  • Zusatzinfo zur Einladung hinzufügen
  • Anhänge zur Einladung hinzufügen

• Besprechungsort festlegen
  • Besprechungsräume (z.B. Südamerika) müssen per Outlook gemietet werden
  • Nachdem ein Besprechungsraum gemietet wurde erhält man eine Bestätigungsmail

• Dauer der Besprechung planen

• Gesprächsinhalte planen

• Eingeladene MA müssen der Besprechung zu- oder absagen
  • Bei einer Absage muss eine Begründung erfolgen und / oder ein Alternativtermin genannt werden

2.4.2 Durchführung

Zur Besprechung haben sich alle Teilnehmer pünktlich am genannten Veranstaltungsort einzufinden. Wer verhindert ist oder aufgehalten wurde informiert die Besprechungsteilnehmer rechtzeitig. Wenn die Verhinderung erst kurz vorher aufgetreten ist am besten per Telefon um sicherzustellen, daß die Information auch ankommt. Sollte es zu Kollisionen bei der Raumbelegung kommen so hat derjenige Vorrang der vom Raum eine positive Bestätigung bei der Reservierung bekommen hat! Der Einladende ist dafür verantwortlich einen Protokollführer und einen Moderator zu bestimmen. Sofern dies nicht geschieht übernimmt er diese Funktionen automatisch selbst. Insbesondere bei wesentlichen Eigeninteressen des Veranstalters am Thema bietet sich das hinzuziehen eines Moderators an. Ein Protokoll ist zu jeder Besprechung zu erstellen. Die Vergangengheit zeigt, daß sonst die Besprechungsergebnisse unterschiedlich interpretiert oder ganz vergessen werden. Im Protokoll sind insbesondere festzuhalten wann die Besprechung stattgefunden hat, wer teilgenommen hat und die wesentlichen Diskussionspunkte inklusive deren Ergebnisse und Beschlüsse. Im Vordergrund steht der Inhalt und nicht die Form. Der Veranstalter eröffnet die Besprechung, benennt Protokollführer, führt kurz in's Thema ein und übergibt an den Moderator. Der Moderator ist dafür verantwortlich die Diskussion zu lenken, Abschweifungen vom Besprechungsziel zu verhindern und bei eskalierenden Interessenskonflikten zu vermitteln. Der Moderator sorgt dafür, daß die Besprechung pünktlich beendet wird und fasst die Ergebnisse kurz zusammen. Sollte die Zeit nicht ausreichen so ist ein Folgetermin zu bestimmen zu dem die Besprechung fortgeführt wird. Nur in Ausnahmefällen und bei Zustimmung aller Teilnehmer darf die Besprechung verlängert werden um das Ziel unmittelbar zu erreichen. Vorrang haben, aus Rücksicht auf Dritte, immer bereits vereinbarte Folgetermine der Teilnehmer und anschließende Raumreservierungen.

2.4.3 Nachbereitung

Protokollführer erstellt ein Besprechungsprotokoll. Das Protokoll wird umgehend an alle Besprechungsteilnehmer versendet. Bei externen Teilnehmern und kritischen Informationen erfolgt zunächst noch eine interne Abstimmung ob diese Informationen schriftlich nach außen verteilt werden. Die Teilnehmer reviewen das Besprechungsprotokoll und informieren den Protokollführer bei Lücken oder abweichender Auffassung zu den Besprechungsinhalten. Soweit keine Rückmeldung erfolgt gilt der Inhalt des Protokolls als akzeptiert und bindend. Die Teilnehmer bearbeiten die im Protokoll festgelegten ToDos eigenverantwortlich, fristgerecht und dem Veranstalter unaufgefordert Feedback über deren Status.