Regeln:Unterschriftenregelung und Zeichnungsberechtigungen

MAB: Unterschriftenregelung und Zeichnungsberechtigungen

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (MA),

Sie interagieren für unser Unternehmen mit vielen internen und externen Partnern. In der heutigen rasanten Welt sind schnelle und verbindliche Entscheidungen wichtig. Unsere Partner müssen und dürfen sich darauf verlassen, dass „unser Wort zählt“. Darum ist es sehr wichtig, dass jeder von Ihnen weiß, was er nach außen mit dem Namen des Unternehmens erklären darf. So schaffen wir für Sie und unsere Partner höchstmögliche Sicherheit.

Hier in kurzen Stichpunkten, was dieses Regelwerk für alle MA verbindlich festlegt:

·        Eine Zeichnungsberechtigung ist ein besonderer Vertrauensbeweis. Damit verbunden ist die Pflicht, weiterhin sorgfältig und immer im Sinne des Unternehmens zu handeln.

·        Im Namen des Unternehmens unterzeichnen darf nur, wer dazu ausdrücklich berechtigt wurde. Alle anderen sind nicht berechtigt, im Namen des Unternehmens zu zeichnen.

·        Alle MA, die eine persönlich zugeordnete E-Mail-Adresse haben, sind hiermit berechtigt und müssen mit „mindesten“ i. A. (im Auftrag) vor Ihrem Namen zeichnen.

·        Wer zur Zeichnung mit i.  A. berechtigt ist, darf ausschließlich im Rahmen der konkret zugewiesenen Aufgabe zeichnen.

·        Das Vier-Augen-Prinzip besteht im Unternehmen fort, so dass alles von zwei Unterzeichnenden zu zeichnen ist. Details dazu regelt der jeweilige Vorgesetzte unter Einhaltung dieses Regelwerks mit den MA.

·        Im internen Geschäftsverkehr des Unternehmens dürfen alle MA unterzeichnen, wobei ihnen dabei freigestellt ist, ob sie in diesem Fall ihren Namenszusatz verwenden (wird empfohlen), oder intern darauf verzichten.

·        Bei Fragen oder Zweifeln zu diesem Regelwerk oder Unsicherheit hinsichtlich der Ihnen konkret zugewiesenen Aufgaben wenden Sie sich bitte an Ihren direkten Vorgesetzten und HR.

Klarstellend informieren wir hiermit zu dem Thema Zeichnungsberechtigungen bei Unterschriften auf dem Firmenbriefbogen, Unterschriften im ordentlichen Geschäftsbetrieb allgemein sowie „Unterschriften“ in elektronischen Schriftstücken, wie zum Beispiel in E-Mails. Dies betrifft nicht nur den Abschluss von Verträgen, die Legung von Angeboten, die Erteilung von Aufträgen, die Eingehung von Verbindlichkeiten oder die Abgabe von Zusagen, Erklärungen, Leistungsversprechen, Zertifikaten sowie die generelle Auslösung von Kosten beziehungsweise Aufwand für das Unternehmen, sondern jedes Auftreten in Verbindung mit dem Namen des Unternehmens. Der Einfachheit halber fassen wir all dies im Folgenden mit dem Begriff „Zeichnung“ zusammen.

Es gibt für Sie hauptsächlich die Formen der Zeichnung „i. A. (im Auftrag)“ und „i. V. (in Vertretung / in Vollmacht)“. Darüber hinaus zeichnen Prokurist(inn)en mit „ppa.“ und Geschäftsführer(innen) ohne gesonderten Zusatz vor dem Namen.

Bitte beachten Sie, dass Sie durch Zeichnung nur dann Erklärungen im Namen der Firma abgeben dürfen, wenn Sie dazu ausdrücklich berechtigt wurden.

Die Erteilung einer Zeichnungsberechtigung mit damit definierten Befugnissen im Rahmen der Aufgaben beziehungsweise Verantwortungen stellt einen besonderen Vertrauensbeweis dar. Über die damit geregelten Befugnisse hinaus darf der MA nicht zeichnen. Bis an die Grenzen der Befugnisse einer Zeichnungsberechtigung sollte der MA nach Möglichkeit nur selten zeichnen. Er muss immer sorgfältig und zu Gunsten des Unternehmens handeln und im Zweifelsfall die schnelle und effiziente Abstimmung mit dem direkten Vorgesetzten suchen.

Alle MA ohne ausdrückliche Berechtigung sind zur Zeichnung nicht berechtigt. MA ohne Zeichnungsbefugnis dürfen also nicht mit ihrem eigenen Namen für das Unternehmen nach außen auftreten.

Mit einer Ihnen vorliegenden Berechtigung zeichnen Sie nach Außen grundsätzlich nur mit dem Ihnen zugewiesenen Zusatz, also in der Regel mit i. A. vor Ihrem Namen und nur ausnahmsweise, wenn Ihnen das gestattet ist, mit i. V. vor Ihrem Namen. Ansonsten würden Sie gegenüber dem Empfänger erklären, dass Sie als Geschäftsführer(in) handeln, wozu Sie nicht berechtigt sind und wären durch Ihre Unterschrift als vollmachtloser Vertreter selbst mit Ihrem eigenen Vermögen in der Pflicht.

Im Innenverhältnis unterzeichnen Sie bitte mit Ihrer Unterschrift oder mit dem Ihrem Namen im WIKI zugeordneten internen Kürzel, wobei auch hier der Ihnen zugewiesene Zusatz i. A. oder i. V. verwendet werden kann.

Alle MA, denen das Unternehmen eine persönliche nach Außen wirksame E-Mail-Adresse zugewiesen hat, die sich aus Vor- und Nachname (für Max Mustermann zum Beispiel M.Mustermann@Mueller-PHS.com, Max.Mustermann@Mueller-PHS.com, oder ähnlich) zusammen­setzt, sind hiermit automatisch zur Zeichnung mit dem Zusatz i. A. berechtigt. Entzieht das Unternehmen diesen Personen deren persönliche E-Mail-Adresse, erlischt damit auch die entsprechende Berechtigung zur Zeichnung.

Alle MA, die hierdurch oder durch gesonderte schriftliche Erklärung zur Zeichnung mit dem Zusatz i. A. (im Auftrag) berechtigt und damit gleichermaßen verpflichtet sind, zeichnen ausschließlich im Rahmen der Ihnen konkret zugewiesenen Aufgabe mit der Wirkung, dass Sie sich nicht selbst mit Ihrer Zeichnung verpflichten, sondern das Unternehmen verpflichtet wird. Dies gilt jedoch ausdrücklich nur, wenn Sie im Rahmen Ihrer konkreten Aufgaben handeln; ansonsten verpflichten Sie sich mangels Bevollmächtigung selbst und mit eigenem Vermögen.

Die Gewährung der Zeichnungsbefugnis, ebenso wie der Entzug dieser, obliegt ausschließlich der Geschäftsleitung; sie kann jederzeit geändert, gewährt oder aber auch entzogen werden. Dies erfolgt durch Gewährung / Entzug der oben genannten E-Mail-Adresse mit Firmendomain beziehungsweise schriftlich, insbesondere bei der Zeichnungsbefugnis i. V. Ebenfalls erlischt sie mit Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses. Auch auf § 54 HGB wird verwiesen.

Das im Unternehmen geltende Zwei-Unterschriften-Prinzip besteht fort. Es besagt, dass jedes rechtsverbindliche und jedes nach Außen wirkende Dokument des Unternehmens mindestens zwei (handschriftliche) Unterschriften von zur Zeichnung berechtigten MA tragen muss. Im elektronischen Kommunikationsverkehr, wie zum Beispiel E-Mail, wird dies dadurch erreicht, dass der zur Zeichnung berechtigte Verfasser einen weiteren zur Zeichnung berechtigten MA für den Empfänger und den anderen MA offensichtlich erkennbar in Kopie „cc.“ nimmt; dies ist mit dem in Kopie genommen MA vorher abzusprechen.

Weitere Regeln zur etwaigen Notwendigkeit der Kombination von Zeichnungsberechtigungen, wie zum Beispiel i. A. mit i. V. in bestimmten Angelegenheiten / Bereichen / Geschäften, sind zu beachten, wobei Sie bereits hiermit in der Regel verpflichtet sind, die einleitend genannten Dokumente und E-Mails immer gemeinsam mit einer zur Zeichnung mit mindestens i. V. berechtigten Person zu zeichnen. Folglich muss jedes der oben genannten Dokumente in der Regel zwei Unterschriften „bestehend“ aus einem i. A. und „mindestens“ einem i. V. enthalten, jedoch immer mindestens zwei Unterschriften i. A.

Diese Regel gilt verbindlich für alle MA und ist zu befolgen. Änderungen behält sich die Geschäftsleitung vor.

Bei Fragen oder Zweifeln zu diesem Regelwerk oder Unsicherheit hinsichtlich der Ihnen konkret zugewiesenen Aufgaben wenden Sie sich bitte an Ihren direkten Vorgesetzten und HR.

Kranzberg, 30.03.2020

Müller Apparatebau GmbH

Geschäftsführung  & HR