Regeln:Besprechungen: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 18. April 2019, 11:38 Uhr

Zur Informationsübergabe und Abklärung von Details sind Besprechungen im beruflichen Alltag unverzichtbar. Nur hier bietet sich die Möglichkeit Missverständnisse schnell zu erkennen und zu klären und damit alle Beteiligten auf einen einheitlichen Kenntnisstand zu bringen ohne, daß große Zeitverluste, durch verzögerte Beantwortung von Rückfragen innerhalb eines kleinen Personenkreises, entstehen.

Nachfolgend sollen nochmal die wichtigsten Regeln in Zusammenhang mit Besprechungen aufgezeigt und deren Einhaltung explizit angeordnet werden.

2.4.1 Vorbereitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Teilnehmer per Outlook einladen (Kalender der Teilnehmer beachten/ Terminkollissionen vermeiden

Betreff festlegen
- Betreff muss aussagefähig sein
- Zusatzinfo zur Einladung hinzufügen
- Anhänge zur Einladung hinzufügen

Besprechungsort festlegen
- Besprechungsräume (z.B. Südamerika) müssen per Outlook gemietet werden
- Nachdem ein Besprechungsraum gemietet wurde erhält man eine Bestätigungsmail

Dauer der Besprechung planen

Gesprächsinhalte planen

Eingeladene MA müssen der Besprechung zu- oder absagen
- Bei einer Absage muss eine Begründung erfolgen und / oder ein Alternativtermin genannt werden

2.4.2 Durchführung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Pünktichkeit
- Alle Teilnehmer müssen pünktlich am Besprechungsort erscheinen
- Sollte kurzfristig etwas dazwischen kommen, müssen die anderen Teilnehmer informiert werden
Kollisionen bei der Raumbelegung
- Vorrang hat der, der eine Bestätigungsmail des Raumes erhalten hat
Zu jeder Besprechung muss ein Besprechungsprotokoll geführt werden
- Datum der Besprechung
- Teilnehmende MA
- Inhalt
Veranstalter eröffnet die Besprechung
Besprechung muss pünktlich beendet werden & der Raum für andere Besprechungen freigegeben werden

2.4.3 Nachbereitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Erstellung eines Protokolls
Protokoll an Teilnehmer weiterleiten
Eingeleitete ToDos werden eigenverantwortlich bearbeitet

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 Zur Informationsübergabe und Abklärung von Details sind Besprechungen im beruflichen Alltag unverzichtbar. Nur hier bietet sich die Möglichkeit Missverständnisse schnell zu erkennen und zu klären und damit alle Beteiligten auf einen einheitlichen Kenntnisstand zu bringen ohne, daß große Zeitverluste, durch verzögerte Beantwortung von Rückfragen innerhalb eines kleinen Personenkreises, entstehen.
-Jedoch besteht auch bei Besprechungen die große Gefahr, daß diese zu zeitraubenden und ineffektiven Zeitfressern verkommen wenn für Durchführung, Vor- und Nachbereitung nicht einige Grundregeln beachtet werden. Viele davon werden den meisten bekannt sein, laufen jedoch im alltäglichen Arbeitsalltag leicht aus dem Blickfeld und werden dann doch missachtet.
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 ===Durchführung===
-Zur Besprechung haben sich alle Teilnehmer pünktlich am genannten Veranstaltungsort einzufinden. Wer verhindert ist oder aufgehalten wurde informiert die Besprechungsteilnehmer rechtzeitig. Wenn die Verhinderung erst kurz vorher aufgetreten ist am besten per Telefon um sicherzustellen, daß die Information auch ankommt. Sollte es zu Kollisionen bei der Raumbelegung kommen so hat derjenige Vorrang der vom Raum eine positive Bestätigung bei der Reservierung bekommen hat!
+* Pünktichkeit
-Der Einladende ist dafür verantwortlich einen Protokollführer und einen Moderator zu bestimmen. Sofern dies nicht geschieht übernimmt er diese Funktionen automatisch selbst. Insbesondere bei wesentlichen Eigeninteressen des Veranstalters am Thema bietet sich das hinzuziehen eines Moderators an. Ein Protokoll ist zu jeder Besprechung zu erstellen. Die Vergangengheit zeigt, daß sonst die Besprechungsergebnisse unterschiedlich interpretiert oder ganz vergessen werden.
+** Alle Teilnehmer müssen pünktlich am Besprechungsort erscheinen
-Im Protokoll sind insbesondere festzuhalten wann die Besprechung stattgefunden hat, wer teilgenommen hat und die wesentlichen Diskussionspunkte inklusive deren Ergebnisse und Beschlüsse. Im Vordergrund steht der Inhalt und nicht die Form.
+** Sollte kurzfristig etwas dazwischen kommen, müssen die anderen Teilnehmer informiert werden
-Der Veranstalter eröffnet die Besprechung, benennt Protokollführer, führt kurz in's Thema ein und übergibt an den Moderator. Der Moderator ist dafür verantwortlich die Diskussion zu lenken, Abschweifungen vom Besprechungsziel zu verhindern und bei eskalierenden Interessenskonflikten zu vermitteln.
+* Kollisionen bei der Raumbelegung
-Der Moderator sorgt dafür, daß die Besprechung pünktlich beendet wird und fasst die Ergebnisse kurz zusammen. Sollte die Zeit nicht ausreichen so ist ein Folgetermin zu bestimmen zu dem die Besprechung fortgeführt wird. Nur in Ausnahmefällen und bei Zustimmung aller Teilnehmer darf die Besprechung verlängert werden um das Ziel unmittelbar zu erreichen. Vorrang haben, aus Rücksicht auf Dritte, immer bereits vereinbarte Folgetermine der Teilnehmer und anschließende Raumreservierungen.
+** Vorrang hat der, der eine Bestätigungsmail des Raumes erhalten hat
+* Zu jeder Besprechung muss ein Besprechungsprotokoll geführt werden
+** Datum der Besprechung
+** Teilnehmende MA
+** Inhalt
+*Veranstalter eröffnet die Besprechung
+*Besprechung muss pünktlich beendet werden & der Raum für andere Besprechungen freigegeben werden
 ===Nachbereitung===
-Protokollführer erstellt ein Besprechungsprotokoll. Das Protokoll wird umgehend an alle Besprechungsteilnehmer versendet. Bei externen Teilnehmern und kritischen Informationen erfolgt zunächst noch eine interne Abstimmung ob diese Informationen schriftlich nach außen verteilt werden. Die Teilnehmer reviewen das Besprechungsprotokoll und informieren den Protokollführer bei Lücken oder abweichender Auffassung zu den Besprechungsinhalten. Soweit keine Rückmeldung erfolgt gilt der Inhalt des Protokolls als akzeptiert und bindend. Die Teilnehmer bearbeiten die im Protokoll festgelegten ToDos eigenverantwortlich, fristgerecht und dem Veranstalter unaufgefordert Feedback über deren Status.
+*Erstellung eines Protokolls
+*Protokoll an Teilnehmer weiterleiten
+*Eingeleitete ToDos werden eigenverantwortlich bearbeitet