QM:0030a A Sales allgemein

Plan über regelmäßig zu erledigende Arbeiten

Täglich

• Lichtschalter am Tresen (2 weiße Schalter) einschalten
• Willkommensbildschirm einschalten, ggf. anpassen bei Kundenbesuch (siehe 15.)

Jeden Freitag

• Listen für Produktion (siehe 2.)
• Auftragslisten (siehe 3.)

Wöchentlich (Donnerstag)

• Mahnlisten (Punkt 16)

Monatlich

• Projektlisten (siehe 19. )anfordern (Monatsende), weiterleiten (erste 3 Arbeitstage Monatsanfang)
• Gebrauchtmaschinen-Liste in der aktuellen Version abspeichern

Listen für Produktion

Die Listen für die Produktion müssen immer am Freitag gemacht werden (in Ausnahmefällen erst am Montagvormittag à dann Eingabe der KW beachten, nachfolgend ist alles mit Freitag gerechnet!).

Achtung!

Bei Eingabe der Kalenderwoche werden Wochen mit Betriebsurlaub nicht mitgerechnet.

Beispiel:

• Betriebsurlaub 2 Wochen in KW 52 und KW 1
• Listendruck am Freitag von KW 50 à Eingabe KW + 3 = KW 3 des nächsten Jahres
• Es dürfen in diesen beiden Wochen KW 52 + KW 1 keine Aufträge stehen, auch keine internen Aufträge mit Wert 0,- €!

Liste für Untergestell Monteur / Lackierer / Lager generieren

1. CS-Auftrag
2. 150 Auftragspositionen Listendruck
3. Offene Aufträge Liste drucken
4. 1235 Untergestell Monteur, Lackierer
5. Artikelnummer
   

6. Ausdruck starten? Ja
7. Drucker/ Ausgabeziel wählen: PDF Creator
8. An CGR per E-Mail  zum Prüfen schicken. (Betreff: KW__ - Untergestellliste
9. Sobald Freigabe erfolgt, Liste 3 x ausdrucken
10. Im Archiv ins Fach „Lager“ legen (zusammen mit Liste 2.2).

Lackierliste für Lager

1. CS-Auftrag
2. 190 Artikel-Fertigungsplanung
3. 13. Bedarfsmengen für offene Aufträge drucken
   

4. Ausdruck starten? Ja
5. Drucker/ Ausgabeziel wählen: Lexmark 417 B³ro Vertrieb
6. Im Archiv ins Fach „Lager“ legen (zusammen mit Liste 2.1).

Nach Fertigstellung eines Auftrags benötigt A. Kreitmair eine Liste, um die Seriennummern sowie Lieferdatum und Pack Maße einzutragen.

1. CS-Auftrag
2. 150 Auftragspositionen Listendruck
3. Offene Aufträge Liste drucken
4. 1236A Liste für Endmontage
   

5. Ausdruck starten? Ja
6. Drucker/ Ausgabeziel wählen: Brother 8450

Auftragslisten

• Jeden Freitag wird nach Fertigstellung aller Aufträge und Rechnungen eine Auswertung hierzu erstellt.
• Die nachfolgenden 5 Listen werden als .pdf-Datei gespeichert.
• Von den 5 Listen werden 4 per E-mail an BFO, RFO, THP, JFL, LCH geschickt.
• Die Listen werden abgespeichert unter S:/Vertrieb/Zahlen und Statistiken/AE-Listen, jeweiliges Jahr + Ordner.

Auftragseingang Ersatzteile

1. CS-Auftrag
2. 760 Sonderauswertungen
3. KW-Übersicht Angebote/Aufträge (S5)
4. Auswertungsjahr à aktuelles Jahr eingeben
5. S006E Ersatzteile KW Vorjahr/Jahr WIN:PDFCREATOR
   

5. speichern unter S:\Vertrieb/Zahlen und Statistiken/AE-Listen/Jahr/1. AE Ersatzteile/Jahr

3.2 Auftragseingang Maschinen

1. CS-Auftrag
2. 760 Sonderauswertungen
3. KW-Übersicht Angebote/Aufträge (S5)
4. Auswertungsjahr à aktuelles Jahr eingeben
5. S006M Maschinen KW Vorjahr/Jahr WIN:PDFCREATOR
   

6. speichern unter S:\Vertrieb/Zahlen und Statistiken/AE-Listen/Jahr/2. AE Maschinen/ Jahr

3.3 Summe offene Aufträge

1. CS-Auftrag
2. 155 Auftragslisten/Etiketten drucken
3. Offene Aufträge drucken
4. 1051A Summe - offene Aufträge o. PR
5. (Layout: 1060A Auftrags-Summe + 1060B Rechnungs-Summe)
6. Kundenname
   

7. mit ENTER durchgehen ohne eine Eingabe
8. es sind automatisch die Sachbearbeiter JRI, LZI in der Liste enthalten
9. Ausdruck starten? Ja
10. als Drucker PDFCreator wählen
    

11. speichern unter S:\Vertrieb\Zahlen und Statistiken\AE-Listen\Jahr\3. Offene Aufträge, Summe

3.4 Rechnungsstellung

1. CS-Auftrag
2. 780 Umsatz-Statistik
3. 7. Produktions-Eilbericht (Müller)
   

4. Auswertung drucken mit F8
5. als Drucker PDFCreator wählen

6. anschließend kurz kontrollieren und ausdrucken

Liste 4.2 wöchentlich erstellen – nicht versenden

1. CS-Auftrag
2. 780 Umsatz-Statistik
3. 01.01…. – aktuelles Datum
4. 7. Produktions-Eilbericht (Müller)

Liste 4.2 wöchentlich erstellen – nicht versenden

1. CS-Auftrag
2. 780 Umsatz-Statistik
3. 7. Produktions-Eilbericht (Müller)

6. Auswertung drucken mit F8

1. als Drucker PDFCreator wählen

6. speichern unter S:\Vertrieb\Zahlen und Statistiken\AE-Listen\Jahr\4.2. Jahresumsatz, Rechnungsstellung

1. anschließend kurz kontrollieren

3.5 Umsatz-Info 3 Jahre

1. CS-Auftrag
2. 780 Sonderauswertungen
3. 5. Umsatz-Info 3 Jahre
4. F8
5. PDF-Creator
6. Auswertung läuft
7. Auswertung drucken mit F8
8. als Drucker PDFCreator wählen
9. Speichern unter S:\Vertrieb\Zahlen und Statistiken\AE-Listen\Jahr\6. 3 Jahresübersicht

4. Sonstige Listen

4.1 Verkaufsmengen Modelle

1. CS-Auftrag
2. 760 Sonderauswertungen
3. Artikel-Verkaufsmengenliste mit Datumsbereich (S1)
4. S001 Artikelverkaufsliste Menge

5. Ausdruck starten? Ja
6. als Drucker PDF Creator wählen
7. abspeichern und ausdrucken
8. Anschließend die dazugehörige Excel-Liste öffnen, dabei vorher den Schreibschutz herausnehmen:
9. S:\Vertrieb\Zahlen und Statistiken \ Verkaufsmengen Modelle.xls (Kennwort „diagramm“)
10. Nun die neuen Zahlen in die vorgegebenen Listen eingeben.
11. ACHTUNG! Immer auch in der Stückliste prüfen, ob evtl. neue Modelle geliefert wurden. Diese müssen dann ebenfalls in der Excel-Liste aufgenommen werden!
12. (Beispiel: Umbenennung der Modelle auf „D“ -6688 wurde z.B. zu 6688D- oder komplett neue Mod.-Nr.)
13. Excel-Liste abspeichern, Schreibschutz wieder aktivieren.

4.2 Umsatz Länder

1. S:\Vertrieb\Zahlen und Statistiken\Umsatz_Länder.xls (Kennwort „diagramm“)
2. CS-Auftrag
3. 500 Adressenstamm 8
4. Kunden auswählen 8
5. F11 für Umsatzhistorie
6. Werte entsprechend in die Liste eintragen

4.3 KRP 1

1. CS-Auftrag
2. 520 Adresslisten drucken 8
3. KRP 1 Kunden nach Umsatz 8 (= letzte Liste in diesem Verzeichnis)

4. als Drucker PDFCreator wählen
5. abspeichern, verschicken oder weiterbearbeiten (je nachdem, was gefordert ist)

4.4 Adresslisten nur auf einen Händler bezogen ausdrucken

1. CS-Auftrag
2. 520 Adresslisten drucken
3. Layout: 50061 Adressen spez. für Weihnachten   EXCEL
4. Sortiert nach Kundennummer, alle Adressen (von A-Z)
5. - Gehe mit F2 zu Bereichseingrenzung

6. Feld Vertreter 2 = Händlerfeld in den Adressen unter 500
7. Bei Wert den gewünschten Händler eintragen (Beispiel hier Scani) und F5, F5
8. Liste wird im Excel kreiert.

5. Artikelnummern bearbeiten

5.1 Monteur ändern

Für die Produktionslisten sind im Artikelstamm (hauptsächlich Modelle, teils auch Ersatzteile) die Namen der Monteure hinterlegt.

Achtung!

1. Ggf. muss zunächst die Liste mit allen Artikel-Nummern mit Monteur gedruckt werden (siehe 6.2.).
2. CS-Auftrag
3. 300 Artikelstamm
4. Artikelnummer eingeben
5. im Artikel mit Tasten  " Alt "  und   " 4 "  auf Seite „Diverses“
6. Name eingeben
7. mit F5 bestätigen – fertig!

Zur Kontrolle der Fertigungs-Druckkennzeichen kann zusätzlich die komplette Liste ausgedruckt werden, in denen alle Artikel mit Monteurnamen aufgelistet sind. Dies ist v.a. erforderlich, wenn ein anderer Monteur wie bisher eingetragen werden muss. Mit dieser Liste kann überprüft werden, welche Artikel geändert werden müssen, da häufig nicht nur 1 Artikel betroffen ist.

1. CS-Auftrag
2. 320 Artikellisten drucken
3. 30072 Artikelliste m. Ben + Monteur
4. Artikelnummer
5. F2 zur Bereichseingrenzung
6. mit Enter in den einzelnen Feldern werden nun die Eingrenzungen angegeben wie folgt

7. Bereich Eingrenzung mit F5 bestätigen
8. anschließend mit F5 starten
9. Es wird automatisch eine Excel-Tabelle „30072“ auf dem Laufwerk K: erstellt

Diese Übersicht zeigt nun genau, in welchen Artikeln welche Fertigungs-Druckkennzeichen verwendet werden (teilweise Abkürzungen).

Bitte beachten:

Wenn Monteur geändert wird, kann es auch sein, dass die Verteiler-Aufkleber für die Komplettliste und die Zeichnung geändert werden müssen (auch Datei ändern!). Auch eine Änderung der Beschreibung für die Produktionsliste (unter 2.) ist möglich.

6. Projektordner anlegen

• Bei jedem neuen Auftrag über eine Anlage muss ein Projektordner angelegt werden.
• Hierzu kommt eine E-Mail von Johannes/Lisa usw. (in Bcc) mit der Auftragsbestätigung (AB).
• Vollständigen Projektordner an Andi Kreitmair/Endmontage Halle C übergeben.

6.1 Ordner

• Schmaler DIN A4 Ordner mit 12-teiligem Register
• Rückenschild mit Projektnamen und Auftragsnummer versehen

6.2 Deckblatt

1. Als Deckblatt wird das Projektdatenblatt verwendet.
2. Z:\02-abteilung\mvs\02-vertrieb\Vertriebsinnendienst\Projektordner\Projektdatenblätter\ Blanko_Projektdatenblatt.xls
3. Das Projektdatenblatt wird im gleichen Ordner \Projektdatenblätter abgespeichert.
4. Der Dateiname ergibt sich aus dem Projektnamen sowie der Auftragsnummer. In der Datei wird in der ersten Zeile ebenfalls Projektname und Auftragsnummer eingetragen und anschließend ausgedruckt.
5. Der Ausdruck wird im Ordner als Deckblatt abgeheftet Das Projektdatenblatt wird im Laufwerk Z:…\Projektdatenblätter entfernt, sobald der Projektordner zurückkommt.

6.3 Auftragszeichnung

1. Öffnen der Angebotszeichnung und abspeichern mit Namensänderung von ang.cdr auf …auf.cdr
2. Die Zeichnung an die Bestellung anpassen (Mod.Nr, Optionen, Farbe). Auftragsnummer eintragen und aktuelles Datum, ggf Projektname anpassen (Bestellnr.). Unterschriftsfeld „Anlagenplan zur Kenntnis genommen und bestätigt“ in die Zeichnung kopieren
3. 1x im Projektordner unter Register 1 abheften